Zoomのブレイクアウトセッションに「参加者によるルーム選択を許可」機能が付いたのでワールドカフェが出来そうな話

１．「参加者によるルーム選択を許可」機能が追加されました。

Zoomに「参加者によるルーム選択を許可」という機能が付きました。
この機能は、おそらく多くの研修講師やワークショップファシリテーターが待ち望んでいたものの一つで、とても嬉しい機能改善です。

ブレイクアウトセッション機能は、研修運営においては、「ファシリテーターが自由にコントロールできる」という点でかなり使いやすい機能なのですが、一方で「すべてコントロールしなければいけない」というデメリットもありました。
どういうことかというと、リアルで実施する研修だと、「どこのグループで議論するかは受講者に任せる」という選択を比較的簡単に取れますが、ブレイクアウトセッションの場合はあらかじめホストが、誰がどのグループに参加するかを設定しなければならない、そしてグループ移動させるのもホストがやらなければいけなかったのです。
研修の場合は、ホスト以外にも各グループを回りたい人が居るケースがあり、アシスタントや、往々にして事務局のご担当者様だったりするのですが、その場合は「共同ホスト」を設定していました。共同ホストになると自由にブレイクアウトルームを移動できるようになります。ですが、ホスト以外ではブレイクアウトセッションの設定が出来ないので、ホストに負荷が集中する事には変わらなかったのです。

２．オンラインでワールドカフェをやるには

今までのZoomは制限条件が大きく、ですので、例えばワールドカフェが典型ですが、「参加者が自由に活きたいところを決められる」手法が取れませんでした。
私自身もワールドカフェのような手法をたまにZoomでも使うことがありますが、その場合は参加者の自由ではなくこちらで強制的にグループ再作成しています。

Microsoft TeamsやGoogle Meetsを使う場合は、ブレイクアウトセッションの機能がない代わりにグループワークでは「別のルームを作っておく」というやり方を取ります。ですので、グループワークの自由度、という観点ではTeamsやMeetsの方が高くて使いやすいのですね。

それができるようになりましたよ、というのがホットニュースです。

３．ワールドカフェを行う注意点

ワールドカフェを行う場合に注意したいのは、「アウトプットをどこで作るか」という点です。今のところは、Google DocsやMiro等のツール、あるいはSlideShare等の協働ツールを併用することが必要になるでしょう。
当社は、研修では誰かがPowerPointを画面共有することでグループワークを進める形をとってきました。当社の場合、研修をお客様に提供する関係で、慣れていない、あるいはライセンスがないツールをご提供するのには抵抗があるためです。PowerPointであれば、基本使えないということないのと、画面共有して使いやすいので演習ではワークシートをPowerPointで準備するなどの対応をしております。ところが、ワールドカフェでこのやり方をすると、留守番役は必ず「PowerPointを共有して入力した人」になってしまいます。
一方、Zoomのホワイトボードを利用する、というのも選択肢としてはありますが、UIがまだ使いづらい点があるのと、ブレイクアウトセッションを停止すると消えてしまうので、現時点ではお勧めできません。


また、どうやら、バージョン5.3以上に実装されるもので、今回は参加者側のアップデートも必要になるようです。先日、当社内でも試しましたが、私は使えるようになっていたのですが、別のメンバーの端末では従来通りでした。バージョンが5.2になっていたようですね。Google Chromeでもまだ使えなかったので、対応されていないかアップデートが必要なようです。（10/12現在）
おそらく、しばらくすると多くの方がアップデートするのでつかえるようになりますが、多分、直近1-2ヶ月程度は過渡期で使えない方も出るだろうと思いますので注意が必要ですね。

いずれにしても今回のアップデートは、ファシリテーターにとってはとても望ましいアップデートで、今後もどんどん改善を進めて欲しいものです。