「うちの会社は会議が多い」「会議効率が悪い」と思ったことはありませんか？
会議運営の効率化のため、「初心者でも使える9つの会議ファシリテーションチェックリスト」について説明します。このシンプルなファシリテーションチェックリストを守るだけでも、会議効率は目に見えてあがるはずです。
9つの会議ファシリテーションチェックリスト
効率的な会議運営のために
「ファシリテーション初級者」および「組織のファシリテーション力を上げたい方」向けに、ファシリテーターの会議運営ファシリテーションを確認できるシンプルなチェックリストを用意しました。
まずは、このシンプルなファシリテーションチェックリスト9項目ができているかをチェックしてください。高度なファシリテーションスキル活用の前に、「やった／やらない」「できた／できない」が、簡単にチェックできる、このファシリテーションチェックリスト基本9項目すべてを行うだけで、ファシリテーターの会議運営効率に目に見える変化があるはずです。
会議運営ファシリテーション基本チェック9項目
- 今日の会議の目的・ゴールは明確ですか？
- 会議のアジェンダは発行されましたか？
- アジェンダは、会議中全員が閲覧できる状態になっていますか？
- ファシリテーターは、ホワイトボードを活用していましたか？
- 会議は時間内に終わりましたか？
- 今日議論すべき事項（アジェンダの内容）は、すべて議論できましたか？
- 各論点について結論はでましたか？
- タスクが発生した場合は、誰が何をいつまでにやるか明確になっていますか？
- 会議終了後に議事録（または、議事メモ）は発行されましたか？
9つのファシリテーションチェックリスト活用のコツ
今日の会議の目的・ゴールは明確ですか？
まずは、ファシリテーター自身として会議終了後、どのような状態になっているか？どんなアウトプットができていることを目指すかを、映像でイメージいしましょう。
また、会議の目的・ゴールを文字に起こして、会議参加者が閲覧できる状態が理想です。
会議のアジェンダは発行されましたか？
会議アジェンダは、会議の目的・論点・時間配分などを記載します。論点がもれなくわかりやすく記載されているのが理想です。
最初は「まずは雑でもよいので、とにかくアジェンダを出す」ことが重要です。組織として「会議前のアジェンダ発行の習慣づけ」を行いましょう。
アジェンダは、会議中全員が閲覧できる状態になっていますか？
アジェンダは「事前に」発行します。ここで、よくあるミスがメールなどでの事前共有だけで、会議中にアジェンダが閲覧できない状態になっていることです。
アジェンダは、「A4用紙1枚に印刷して配布」「ホワイトボードに記載」などして、会議参加者全員が、常に確認できる状態にしておきましょう。アジェンダが見えることで、参加者はアジェンダを意識します。議論がずれたり、時間超過した場合にも、ファシリテータが議論をコントロールしやすくなります。
ファシリテーターは、ホワイトボードを活用していましたか？
ファシリテータは、ホワイトボードを使いましょう。
最初は、うまくホワイトボードを使いこなせなくても、とりあえずホワイトボードの前に立ちましょう。ファシリテーターが、ホワイトボード前にいると、たとえ、ほとんど使わなくても、参加者をファシリテーターに注目させ、議論コントロールがしやすくなります。
会議は時間内に終わりましたか？
会議は、必ず決められた時間どおりに終了しましょう。
「会議は時間通りに終わるモノ」という習慣を浸透させましょう。会議が時間内に終わらないことが当たり前になると、効率の悪いダラダラ会議になってしまいます。
最終的にはファシリテーターが、全体のタイムコントロールするスキルを身につけることが必要です。
今日議論すべき事項（アジェンダの内容）は、すべて議論できましたか？
今日の会議で議論する内容＝アジェンダがすべて議論されたかをチェックします。ファシリテータ自身のスキル向上のためにも重要ですが、「参加者全員で、何が議論されて／何が議論されていないか」を確認しましょう。
もちろん、アジェンダがすべて議論されていることが目標ですが、まずは会議終了直後の状況を確認し、全員で認識を統一することが必要です。
各論点について結論はでましたか？
「アジェンダの論点を議論したか？」のあとは、「その論点について結論がでたか」をチェックします。結論がでたか、出なかったか？（合意したか？）、その結論は何かを、最後に参加者で確認しましょう。
タスクが発生した場合は、誰が何をいつまでにやるか明確になっていますか？
会議では、タスクが発生する場合が多いです。しかし、タスクを記載しただけで、「誰が」「いつまでに」やるかを決めていないことによって、せっかくの会議内容が何も実行されないこともよくあります。最後の3分間は、どれがタスクか？そのタスクは誰がいつまでに行うか？を全員で確認しましょう。
会議終了後に議事録（または、議事メモ）は発行されましたか？
会議終了後は議事録を発行しましょう。「議事録」といっても、簡単なテキストメモで十分です。シナプスでは、会議前にメモ担当を決め、会議が終わった直後に、決定事項・今後のタスクを社内メーリングリストに共有しています。
時間をかけずスピード重視で議事録共有し、もし認識違いなどがあれば、メーリングリストで指摘します。メールには、タスク・担当者・期限も記載されているため、このメール自体が、TODOリストの役割も果たしています。
まとめ
9つのファシリテーションチェックリストの内容は、会議ファシリテーションの基本中の基本です。また、簡単にチェックと実行が可能なことだけをリスト化しました。
この基本的で簡単なことが、社内会議ファシリテーションで、実行されていない企業が多いのです。すぐに実行可能な、9つのファシリテーションチェックリストを利用して、会議運営効率をあげましょう。
「会議ファシリテーションチェックリスト」無料ダウンロード
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1会議当たり1枚印刷し、チェックリストとしてご利用ください。
