打ち合わせアジェンダ発行で会議の無駄を省く

「あなたは、稟議書決裁をとることに苦労してませんか？」「稟議書の書き方のコツを知っていますか？」

「最短決裁時間」「ほぼ100%確実に」かつ「低労力で」稟議書決裁をとるための5つのコツを教えます。「稟議書の種類に応じた書き方」「決裁者のクセを掴む方法」など実務現場で磨いた稟議書テクニックです。

稟議書とは

稟議書の定義

稟議書とは、「会社のお金を使う」「契約締結をする」際に、会社内で承認を行うための書類です。「起案者」が作成し、規定された権限に基づき、起案者の上司や関係者が「決裁承認」します。

なお、厳密には異なりますが、実質的に「稟議書は、決裁書・起案書と同じもの」と考えて良いでしょう。

稟議書・決裁書の書き方の基本

稟議書・決裁書の書き方の基本は、「書くべき項目」です。下記5つの項目が網羅されている必要があります。

1. 稟議書決裁案件の実行目的
2. 稟議書決裁案件にかかわる金額（支出または収入がある場合）
3. 稟議書で決裁承認してほしい契約内容（契約書締結が必要な場合）
4. 稟議書決裁案件が実行された場合の予想されるリターン
5. 稟議書決裁案件の実行に当たって予想されるリスク

100人以上の商品企画者の稟議書を見てきましたが、テクニック・コツ以前に「初歩的な稟議書・決裁書の基本項目の記載モレ」で却下になるケースが多いようです。

稟議書例文

具体的な、稟議書例文を見てみましょう。構成や文言の書き方などの注意点は、過去の実在の稟議書を、ほぼ再現しています。稟議書例文を通して、基本5項目の書き方を確認してください。

どの稟議書・決裁書を効率化すべきか

決裁数が多い「計画内」稟議書の書き方を集中改善

稟議書の労力削減のためには「一番本数が最も多く改善効果が高いテゴリ」で、起案から決裁までを省力化・高速化します。それは「計画内稟議」です。

多くの企業で「予算金額」「予算内容」とも「年初計画内」の稟議書決裁の割合が一番多いものです。

「計画内」と「計画外」の稟議書は決裁者のスタンスが異なる

「年初計画内」は、稟議書決裁者の承認スタンスが、「計画外案件と異なる」ため効率化が容易です。

定義上「計画内の稟議書は、予め年初に予算計画承認済み」です。よって、決裁者の稟議書確認スタンスは「当初計画予算の金額と執行内容が、年初計画通りか確認するだけ」になります。この決裁者のスタンスの違いに着目し、効率化を実現します。

• 年初計画外の決裁者スタンス：ゼロベースで審議する（厳しいチェック）
• 年初計画内の決裁者スタンス：計画通りに進んでいるか確認だけ（緩いチェック）

毎年100本決裁をとり続けた稟議書の書き方5つのコツ

「計画通り」を強調

「今回の稟議書が、決裁者自身が承認済みの年初計画予算通りであることを強調すること」が、稟議書の書き方のコツです。

決裁者は忙しいものです。決裁者に「あなたが承認した予算計画通りに進んでいます。よって、この稟議書は承認して安心です」と、一目でわかるように記載します

プラスよりマイナスをケア

決裁者の稟議書チェックで、年初計画通りなら、売上の上振れなどの「プラス要素」はほぼノーチェックです。一方、「マイナス要素」「リスクファクター」は、厳しくチェックされます。

決裁者に指摘されそうな「マイナス要素」や「リスクファクター」は、解決済み、または許容範囲内であることを稟議書内で根拠付きで示します。

計画内案件の比率を上げる

「年初計画内稟議書」の割合を増やすよう意識的に努力していました。

例えば、ITサービス事業を担当していましたが、購入すべき機器が、半年ぐらいで次々後継機に変わります。そのため、年初予算計画時に、稟議時に購入機器が、当初計画時の予定と多少ブレがあっても問題ないよう、様々なテクニックを駆使して年初予算計画を作ります。例えば、購入機器の詳細をあえて指定せず、「●●シリーズ」などと記載しておきます。

また、年初計画では、担当役員など重要な決済者とは、「ここは、ブレる可能性がありますが、大目に見てください」と事前に握っておくなどのテクニックも使いました。

健全な根回し

「稟議書差し戻し」で承認が1回分遅れたらアウト。顧客にサービス納品できなくなるスピード感の事業を回していました。そこで、確実に一発で稟議書決裁承認をとるコツが「健全な根回し」です。

「根回し」といっても簡単な工夫でOKです。「稟議書を書いた直後に、キーマンとなる決裁承認者と30秒程度会話する」というテクニックを使っていました。

例えば、「A社案件の稟議書を申請しました。条件はいつもと同じです。お客様がすぐ導入したいそうですので、早めに決裁承認お願いします。」と口頭で伝えます。この簡単な根回しをするだけで、決済者は「ああ、この稟議書、シナプスがいっていた件だな。事前に聞いていたとおりだな。」と認識され、稟議書が決裁承認される確率もスピードも上がります。

（上級編）決裁者のクセを掴む

稟議書決裁者のクセを掴み、稟議書の書き方を工夫し、省力化を実現していました。決裁者も人間。合理的に判断しようとしますが、個人のクセがあります。

それでは、「どうやって決裁者のクセを掴むか」。答えは「似た種類の稟議書決裁のたびに、少しずつ記載内容を変更し『実験』して確かめること」です。

例えば、同じ設備の再購入の際に、稟議書のある項目を削除したり、購入設備の書き方を変えてみます。この実験で「この承認者は、どこを重点的にチェックしいてるか。逆に、チェックしないところはどこか」を把握します。そして、承認される稟議書の書き方の最低ラインを見極めます。

決裁者の最低承認ラインを把握すれば、「必要なことだけ記載し、最低限の労力で稟議作成」できます。

まとめ

「稟議書の書き方のコツ」があれば、稟議書の起案から決裁までのスピードが早くなります。結果、事業実行スピードも早くなります。特に、不確実性の高い新規事業では事業実行スピードが成否を左右します。つまり、稟議書の書き方のコツの有無が事業成否にも影響します。

また、事業推進者は、社内政治を極め、効率的に低労力で稟議書決裁をとるコツを身につけ、顧客・競合など「外向きの仕事」に浮いたリソースを投資するのです。

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「御社の会議では、打ち合わせアジェンダ（会議アジェンダ）が発行されていますか？」

「会議時間が長い」「会議時間内で意思決定ができない」など、多くのビジネスパーソンが「会議の無駄が多い」と感じています。会議の無駄を省き、限られた打合せ時間で最大限の成果を出すため、打ち合わせアジェンダを活用しましょう。

まず打ち合わせアジェンダから手をつけるべき理由

会議生産性向上手段の中でも、打ち合わせアジェンダ発行は、即効性があり取り組み易いテーマです。なぜなら、ファシリテーター1人がやる気になればできるからです。簡単なアジェンダなら、10分あれば作成可能です。明日の会議から打ち合わせアジェンダ発行を始めてみませんか。

打ち合わせアジェンダで会議の無駄が省ける理由

参加者の意識醸成・意識統一

• 会議の目的・ゴールを共有し、目線を共通にする
• なぜ、この会議に自分が参加するのか、参加意欲を醸成する

参加者の事前準備促進

• 議論の論点の事前共有
• 会議前の情報収集を促す

打ち合わせアジェンダ例

打合せアジェンダの具体例を記載します。打合せアジェンダ作成時の参考にしてください。

会議基本事項例

• 議題（テーマ）：今期の売上げ未達対策について
• 開催日時、場所：●月●日　13：00-14：20（302会議室）
• 出席者の役割分担）：ファシリテーターAさん、議事録Bさん

会議の目的・ゴールイメージ例

• 本会議のアウトプット（決定事項）：
  売上未達の原因と対策を検討します。今回は、考えられる原因と対策のオプションを広く洗い出すことがゴールです。最終的な対策と実行計画は、次回会議で行います。
• メンバーの状態（意識や動機）：
  売上未達の現状と原因・対策について、全員の意見を吸い上げ、メンバーの目線を揃える。また、各自が売上未達の分析と今後の実行を自分事として考えられる。

会議目的・ゴールイメージとは

会議を通じて、最終的に目指している成果・目標です。「ゴールイメージ」は、「会議終了時点で、どのような状態になってほしいか」です。会議の無駄を省くために、会議終了時点の状態を明確にしておきましょう。

会議の論点構成例

• 現状の実績報告（10分）　13：00-13：10
• 問題点の洗い出し（20分）　13：10-13：30
• 問題発生の原因分析（20分）　13：30-13：50
• 施策アイディア抽出（30分）　13：50-14：20

論点構成とは

議論すべき論点の内容と議論時間を示します。論点は、参加者が一瞬でイメージ共有できるような表現をしましょう。よい論点構成を作るのは難しい作業です。しかし、まずは、簡単でよいので「何について、どのくらいの時間話すか」を全員がわかるようにしましょう。

まとめ

「打ち合わせアジェンダ発行」は、基本的かつ即効性がある会議効率化策です。会議ファシリテーション比較的簡単に導入でき、即効性のあるテクニックがありますので、是非取り入れてみてください。

参考情報

ファシリテーションスキルコラムシリーズ

• 会議ファシリテーターのコツ-ホワイトボードを使い倒す
• 打合せアジェンダ発行で会議の無駄を省く
• 初心者でも使える9つの会議ファシリテーションチェックリスト

ファシリテーション・スキルを高める企業研修