会議が効率的な組織にはファシリテーション文化がある

会議を無駄にしないミーティングファシリテーションのコツ。
私たちコンサルタントが、クライアント先で時間効率化や生産性向上を狙いながら、
プロジェクトチームを動かしているファシリテーションのコツを活用してください。

今回は「ファシリテーション文化」編です。

ファシリテーション文化を浸透させる方法

組織での会議ルールを徹底する

会議は複数の人が喧々諤々話し合った末に参加者全員の合意形成を得る場。
しかし、多くのビジネスパーソンは会議を効率よく進める方法を体系立てて学ぶ機会がありません。
学んだとしても、ファシリテーションスキルは場数経験が必要なので、効率よく進めて結論に導くのは難易度が高いと言われています。

合意形成に至るまでの難易度を上げている原因としては、
・議論から脱線して長々と話す人がいる
・ひと言も発言しない人がいる
・声の大きい人の意見で決まってしまう
など参加者個々のキャラクターでしょう。

会議ルールを事前に決めておく

会議はメンバー個々のパワーを引き出し、合意形成に導くべきです。
そのために、あらかじめリスク防止となる会議ルールを設定しましょう。

発言は1分で切るので結論から話してください
今日の会議は全員からアイディア出ししてもらうため、付箋紙を使用します
今日の会議は「批判禁止」

参加者もファシリテーションを理解する

個々のキャラクターに会議の効率性が左右されてしまうのは、やむを得ないと思われがちです。
しかし、解決策はあります。
会議進行役の多い人だけがファシリテーションスキルを磨くのではなく、会議参加者全員がファシリテーションスキルを習得するということです。
実は、会議参加者全員がファシリテーションスキルを習得するということが、会議の効率性、生産性を高めるために一番重要なことです。

全員がファシリテーションスキルを習得していれば、会議においてファシリテーターが進行に詰まった時も、他の参加者がアシストしてくれます。
全員が建設的な議論に集中し、会議の効率化を促してくれます。
これは社内会議に限らず、取引先との会議においてもいえること。

社内にファシリテーション文化を醸成し、「時間をかけたのに何も決まらない」会議を撲滅しましょう！