「あなたの会社の会議では、ホワイトボードが有効活用されていますか?」

「会議ファシリテーターのコツ-ホワイトボードを使い倒す」と題してコツをまとめました。ホワイトボードは、使い方を心がけるだけで、会議効率化できる便利ツールです。ホワイトボードを使い倒しましょう。


1.ホワイトボードは、ファシリテーターの便利ツール


会議ファシリテーションで、意外と活用されていないファシリテーター便利ツールが「ホワイトボード」です。

ホワイトボードを使うことで、ファシリテーターは会議の主導権を握れます。ファシリテーターには、様々なスキルが必要ですが、まずは、簡単なホワイトボード活用から、はじめてみませんか。


2.ファシリテーターのホワイトボードの使い方4つの基本


2-1.基本① ファシリテーション主導権をとれる場所へホワイトボード設置


まず、会議室では、ホワイトボードを会議テーブルの正面に設置します。会議参加者がファシリテーターの使うホワイトボードが見える配置を作ります。

なお、パワーポイントなどプロジェクターを併用する場合、プロジェクターとホワイトボードの位置に注意します。プロジェクターとホワイトボードの両方が、参加者の視界に入るくらいの配置がよいでしょう。ファシリテーターが、楽に、ホワイトボードで、会議の主導権を戻せる状態を作ります。

2-2.基本② ファシリテーターはホワイトボードに会議アジェンダを書く

まず、効率的に会議を進めるには、「会議アジェンダ発行」が有効です


そのうえで、ホワイトボードの使い方の基本として「会議アジェンダを決める」だけではなく、「ホワイトボードに会議アジェンダを明記」しします。

ホワイトボードが会議参加者の視界にあれば、会議中に会議アジェンダを参加者が意識します。議論の脱線防止や予定時間内での会議終了に有効です。


2-3. 基本③ ホワイトボードには議論の過程も書く


ホワイトボードには会議の結論だけではなく、議論のプロセスも書きます。ファシリテータが、参加者意見をホワイトボードで可視化しながら議論することがおすすめです。会議では、参加者同士で論点の解釈が異なることも、しばしばあります。ホワイトボードに可視化した言葉や図を、全参加者が共通認識としながら、議論することで参加者の認識がすりあっていきます。

会議では、「結論に対する合意形成」が重要です。ホワイトボードで合意形成までのプロセスも可視化することで、参加者の認識のズレを避けたり、結論に対する納得感を高めたりできます。

2-4. 基本④ 会議の最後はホワイトボードで結論を確認


決定事項、今後のタスク(誰が何をいつまでに行うか?)などは、会議の最後にファシリテーターがホワイトボードを使って確認します。

決定事項/タスクは、「目立つ色で囲む」「下線を引く」などで、わかりやすく共有します。「誰がやるか?いつまでにやるか?」が未定のタスクは、タスク担当者とタスクの期日を赤ペンなどで書き込みます。

なお、会議の結論確認は、必ず全員で行いましょう。決定事項の意識浸透と行動化を促せます。

3.ファシリテーターのホワイトボードの使い方3つの応用技

3-1. 応用① 意見収集・発散では、みんなでホワイトボードに書く


ホワイトボードは、ファシリテーター1人が書くのが基本です。

しかし、アイデア出し、意見を発散させる会議では、みんなでホワイトボード前に立ちます。「まずは、議論する材料を書きまくること」は、会議活性化のテクニックです。


みんなでホワイトボードを使うときのファシリテーター注意点


ここでファシリテーターの注意点として、「ホワイトボードに書く人」と「ファシリテーター」は明確に区別しましょう。いつの間にか、1つの会議室で2つの議論を同時にしていることが起ます。会議の発散プロセスと収束プロセスは、明確に区別し、収束プロセスでは、他の参加者を座らせてファシリテーター1人がホワイトボードを書く状態に戻すとよいでしょう。

3-2. 応用② ホワイトボードはスマホで撮影

会議の議論の過程と結論を、ホワイトボードに残しておけば、ホワイトボードをスマートフォンで撮影して、共有すれば議事録完成です。また、会議の最後で確認した結論だけを、メールで送るとよいでしょう。シナプスでは、会議終了直後に、結論テキストで記載しホワイトボード写真とともにメーリングリストで共有しています。


ペーパーレス化するとホワイトボードは使えないのか


近年「ペーパーレス推進で、ホワイトボードを使っていない」という企業も多いようです。しかし、「ホワイトボードを使うこと」と「紙を使うこと」は別の話です。スマートフォンを使って画像をデジタル化すれば、ペーパーレスとホワイトボード活用は、両立できます。

3-3. 応用③ ホワイトボードマーカーの色


マーカーを同時に3本持つシナプス後藤

「会議進行にあわせ、ホワイトボードマーカーの色を使い分ける」というファシリテーテーター上級テクニックを紹介します。

例えば、「施策のオプションをまず5つ洗い出す。」「その中から1つのオプションを決める」というステップで会議が進むとします。
この時後者のオプション決めのステップでは、異なる色を使うと見やすいでしょう。「黒のホワイトボードマーカーで書かれたオプション一覧に、赤で○×をつける」といった使い方です。

また、いくつもの論点を議論していると、「ホワイトボードの同じ図を使いながら、複数の論点を議論する」ということもあります。このとき「論点1は黒、論点2は青」というように、ホワイトボードマーカーの色分けで、異なる議論であることが、パッとわかるようにすると、会議がスムーズに進みます。

まとめ

ファシリテーターのツールとして代表的なものが「ホワイトボード」です。しかし、ホワイトボードは活用度が低いツールでもあります。

まずは、「形から」でもよいので、ホワイトボードを使ってみましょう。たとえ、何も書かずとも「ホワイトボード前に立つだけ」で、参加者は、あなたをファシリテーターと認識します。すると、「ズレた議論を元に戻す」といったことも、やりやすくなります。



参考情報


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