シナプス海老原です。

今回は会議ファシリテーターのコツ-ホワイトボードの使い方の基本です。「ホワイトボードの使い方」ちょっとした使い方を心がけるだけで会議効率化ができます。


1.ファシリテーター必須道具-ホワイトボード


ファシリテーターとして最も基本でありながら、意外と十分活用されていない道具が「ホワイトボード」です。ホワイトボードを使うことにより、ファシリテータは、自分に注目を集め議論の主導権を握ることができます。

ファシリテーターには、様々なスキルが必要ですが、まずは「形から入ってみる」ということでホワイトボードを使ってみませんか。


2.ファシリテーターのホワイトボードの使い方4つの基本


2-1.使い方のコツ① 会議には必ずホワイトボードを設置


まず、会議室では、ホワイトボードを会議テーブルの正面設置してください。会議参加者がファシリテータの使うホワイトボードが見える配置を作るのが、会議準備として必須です。

「そもそも会議室にはホワイトボードが置いない」「会議室の隅にホワイトボードが追いやられ使われていない」会議室も見かけます。

ホワイトボードの位置はファシリテーション主導権をとれる場所

なお、パワーポイントなどでプロジェクターを使ったプレゼンテーションがある会議では、プロジェクターとホワイトボードの位置を工夫しておきす。

プロジェクターが会議テーブルの正面、参加者が首を少し振れば見えるぐらいの範囲にホワイトボードを設置しておくのがよいでしょう。ファシリテータが、すぐに主導権をホワイトボードに戻せる状態を作ります。

2-2.使い方のコツ② ファシリテーターはホワイトボードに会議アジェンダとゴールを記述

まず、会議できちんと結論を出すためには「会議のアジェンダを発行」することです。


また、ホワイトボードの使い方のコツとしては「アジェンダを決める」だけではなく、会議がはじまる前に「ホワイトボードに会議アジェンダと会議のゴールを明記」しておきましょう。

ホワイトボードが会議参加者の視線を集める位置にあれば、会議中に会議アジェンダと会議のゴールを参加者意識し、論点の脱線や時間の超過も少なくなります。


2-3. 使い方のコツ③ ホワイトボードには議論過程を可視化


ホワイトボードに書く内容は会議の結論ではなく、議論のプロセスも書きます。ファシリテータが、参加者の意見をホワイトボード上で可視化するのが適切なホワイトボードの使い方です。

会議参加者の個人認識に頼っていては、会議参加者の間で論点の解釈が異なることもしばしばあります。

会議は「合意形成」のためにあります。そのためホワイトボード上で合意形成までのプロセスを可視化することを心がけましょう。

2-4. 使い方のコツ④ 会議の最後はホワイトボードで結論を確認


会議の決定事項、今後のタスク(誰が何をいつまでに行うか?)などは、再度にホワイトボードを使って全員で確認しましょう。

決定事項/タスクは、目立つ色で枠で囲む、下線を引く、などして情報を共有しましょう。誰がやるか?いつまでにやるか?が書かれていないものは、合わせて、担当者とタスクの記述を目立つペンで書き込みます。

なお、この作業は、「全員で行う」のが決定事項意識共有のポイントです。

まとめ

ファシリテータの小道具はいくつかありますが、一番代表的なものが「ホワイトボード」です。そして、ホワイトボードはその威力の割に活用されていないツールでもあります。

まずは、「形から」でもよいので、ホワイトボードを使ってみましょう。

たとえ、ホワイトボードにほとんど文字を書かなかったとしても、「ホワイトボードの前に立つ」という行為だけで、参加者はあなたをファシリテーターとして認識します。それにより、議論のコントロールがやりやすくなるでしょう。



参考情報


1.海老原一司のシナプスビジネスナレッジコラム

1974年生まれ。早稲田大学理工学部修士課程をへて1999年日本テレコム株式会社入社。IT業界を中心に大企業・ベンチャーなどの事業会社で クラウドサービスなどの10年間以上のプロダクトマネージャ経験を持つ、BtoB事業の新規事業立ち上げ、事業成長のスペシャリスト。プロマネとして新サービスを3年で100倍の売上にした経験を持つ。

2014年シナプス入社。BtoBマーケティングプログラム責任者。
『立教大学経営学部講師』(2015年~現在)
『グロービス経営大学院(MBA)』(2010年卒)

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