シナプス海老原です。

今回は会議ファシリテーターのコツ-ホワイトボードの使い方の基本です。「ホワイトボードの使い方」ちょっとした使い方を心がけるだけで会議効率化ができます。


1.ファシリテーター必須道具-ホワイトボード


ファシリテーターとして最も基本でありながら、意外と十分活用されていない道具が「ホワイトボード」です。ホワイトボードを使うことにより、ファシリテータは、自分に注目を集め議論の主導権を握ることができます。

ファシリテーターには、様々なスキルが必要ですが、まずは「形から入ってみる」ということでホワイトボードを使ってみませんか。


2.ファシリテーターのホワイトボードの使い方4つの基本


2-1.使い方のコツ① 会議には必ずホワイトボードを設置


まず、会議室では、ホワイトボードを会議テーブルの正面設置してください。会議参加者がファシリテータの使うホワイトボードが見える配置を作るのが、会議準備として必須です。

「そもそも会議室にはホワイトボードが置いない」「会議室の隅にホワイトボードが追いやられ使われていない」会議室も見かけます。

ホワイトボードの位置はファシリテーション主導権をとれる場所

なお、パワーポイントなどでプロジェクターを使ったプレゼンテーションがある会議では、プロジェクターとホワイトボードの位置を工夫しておきす。

プロジェクターが会議テーブルの正面、参加者が首を少し振れば見えるぐらいの範囲にホワイトボードを設置しておくのがよいでしょう。ファシリテータが、すぐに主導権をホワイトボードに戻せる状態を作ります。

2-2.使い方のコツ② ファシリテーターはホワイトボードに会議アジェンダとゴールを記述

まず、会議できちんと結論を出すためには「会議のアジェンダを発行」することです。


また、ホワイトボードの使い方のコツとしては「アジェンダを決める」だけではなく、会議がはじまる前に「ホワイトボードに会議アジェンダと会議のゴールを明記」しておきましょう。

ホワイトボードが会議参加者の視線を集める位置にあれば、会議中に会議アジェンダと会議のゴールを参加者意識し、論点の脱線や時間の超過も少なくなります。


2-3. 使い方のコツ③ ホワイトボードには議論過程を可視化


ホワイトボードに書く内容は会議の結論ではなく、議論のプロセスも書きます。ファシリテータが、参加者の意見をホワイトボード上で可視化するのが適切なホワイトボードの使い方です。

会議参加者の個人認識に頼っていては、会議参加者の間で論点の解釈が異なることもしばしばあります。

会議は「合意形成」のためにあります。そのためホワイトボード上で合意形成までのプロセスを可視化することを心がけましょう。

2-4. 使い方のコツ④ 会議の最後はホワイトボードで結論を確認


会議の決定事項、今後のタスク(誰が何をいつまでに行うか?)などは、再度にホワイトボードを使って全員で確認しましょう。

決定事項/タスクは、目立つ色で枠で囲む、下線を引く、などして情報を共有しましょう。誰がやるか?いつまでにやるか?が書かれていないものは、合わせて、担当者とタスクの記述を目立つペンで書き込みます。

なお、この作業は、「全員で行う」のが決定事項意識共有のポイントです。

3.会議ファシリテーターホワイトボードの使い方:3つの応用テクニック

3-1.意見収集・発散では、ホワイトボードに同時に複数人で書く


ホワイトボードへの記述は、ファシリテーターが書くのが基本です。

しかし、ホワイトボードには会議参加者全員が次々書き足していくこともできます。特に意見をたくさん出す会議、意見を発散させる会議は複数名でホワイトボードの前に立って書くというのは有効なテクニックです。


複数人でホワイトボードを使うときのファシリテーターのポイント


ここで、「ホワイトボードに書く人」と「ファシリテータ」は明確に区別してください。

いつの間にか「ファシリテータが複数名になってしまう。」「議論を収束させる場面でも、別々の議論をしていまう。」とことが起ますす。何人書く人がいても、あくまでファシリテーターは自分。ファシリテーターの権限を発揮し会議の場を、コントロールしましょう。

3-2.会議議事録はホワイトボード写真で代用

会議の議論の過程と結論をしっかりホワイトボードに残しておけば、議事録もホワイトボードをスマートフォンで撮影して、共有すれば議事録完成です。

なお、会議の最後にホワイトボードに、「会議決定事項」「今後のタスク」などを、全員で再確認して目印をつけるとよいでしょう。

3-3.ホワイトボードマーカーの色の使い分け


上級編として、「会議進行にあわせ、ホワイトボードマーカーの色を使い分ける」というテクニックがあります。

例えば、「施策のオプションをまず5つ洗い出す。」「その中から1つのオプションを決める」というステップで会議が進むとしましょう。オプションを決めのステップでは、異なる色を使うと見やすいでしょう。「黒のホワイトボードマーカーで書かれたオプション一覧に、赤で○×をつける」といった使い方です。

また、いくつもの論点を議論していると、「ホワイトボードの同じ図を使いながら、複数の論点を議論する」ということもあるでしょう。その場合は、論点ごとに色分けしましょう。

論点1は黒、論点2は赤、というように、ホワイトボードマーカーの色分けで、異なる議論であることが参加者全員に、パッとわかるようにすると、会議進行がスムーズに進みます。

まとめ

ファシリテータの小道具はいくつかありますが、一番代表的なものが「ホワイトボード」です。そして、ホワイトボードはその威力の割に活用されていないツールでもあります。

まずは、「形から」でもよいので、ホワイトボードを使ってみましょう。

たとえ、ホワイトボードにほとんど文字を書かなかったとしても、「ホワイトボードの前に立つ」という行為だけで、参加者はあなたをファシリテーターとして認識します。それにより、議論のコントロールがやりやすくなるでしょう。



参考情報


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