タスク管理研修のプログラム概要

概要

働き方改革を推進するためには、個々人がタスク管理に取り組み、業務のミスをなくし、効率アップ・生産性向上を図っていかねばなりません。
しかし、タスク管理を学ぶ機会は意外と少ないものです。
タスク管理研修では、業務のストレスをなくし、効率的にタスクをこなしていくための基本的な考え方と具体的な手段を学びます。
一般に「To Doリスト」を作っている方が多いでしょう。
それはタスクを失念しないためにはとても有効ですが、実はそれだけでは十分ではありません。
ポイントとなるのは、タスクをいつまでに完成させるか?そのためにはいつ遂行するか?といった時間軸で管理することです。
その具体的な事例を紹介しながら、最終的には受講生の皆さんの業務に合わせて管理手法をアレンジすることを推奨しています。

タスクマネジメントチェックシート



対象

  • タスク管理に取り組んでいない、管理体系が確立していない若手社員
  • ある程度、自分なりのタスク管理手法はあるが、さらにそれを磨きたい方
  • 他者・他部署との協働を円滑に進める必要に迫られている方

目的、ゴール

  • タスク管理の基本的な考え方、具体的手法を理解し、実践でトライできる
  • 実践でトライしたうえで、それを自分の業務特性にあわせてアレンジできる
  • 他者・他部署との協働を計画的に遂行し、成果につなげられる

シナプスのタスク管理研修の特徴

①タスク管理の基本を論理的に体系化

タスク管理は担当業務の特性によって、その取り組み手法は変わります。
それだけに具体的なHowを学ぶことは難しいテーマです。
そこで、まず基本となる考え方、取り組み体系をしっかり習得していただきます。
そのうえで、一例としてのタスク管理手法を紹介し、それを参考に受講生自身が自分流のタスク管理手法を確立することを促します。

②個人のタスクと他者との協働タスクをカバー

タスク管理の基本は、まず自分個人のタスクを管理できることにあります。
もちろんこれだけでも十分に業務生産性は向上するのですが、現実のビジネスは他者・他部署と協働して遂行されているものも多いでしょう。
プロジェクトマネジメントまでは必要ないとしても、他者協働の手法は理解し、使いこなすことが求められます。
タスク管理研修では、協働タスクの基本を習得することができます。

協働時のタスクマネジメントに必要な3つの視点



③即実践、即効果が期待できるテクニックが満載

タスク管理研修では、基本的考え方を学んでもらうだけではありません。
即実践でき、即効果が期待できる様々なテクニックを持ち帰っていただきます。
例えば、「コマ切れタスク」
これは「コマ切れ時間(ex.10分以内)で処理できるタスクをまとめておく」というものです。
10分以内で処理できる小さなタスクは、たまたま発生したコマ切れ時間に遂行するという原則に則っています。
このようにちょっとした工夫で業務効率は上がり、その積み重ねで一人ひとりの生産性は向上するのです。
タスク管理研修では、このような即実践できる様々なテクニックもご紹介しています。

タスク管理研修のカリキュラム

タスクマネジメントとは
  • タスクマネジメントとは?
【演習】タスクの洗い出し

個人のタスクマネジメント

タスクの発生と記録
  • タスクの可視化
  • 速やかなタスク記録、モレなく記録、即実行タスク
  • 内部トリガタスクについて
  • タスクの記録環境について(In-Boxの活用)
ライムラインマネジメント
  • タイムラインマトリクス
(重点タスク/いつかやるタスク/コマ切れ)
【演習】研修担当者の業務を分解する
スケジュール設計
  • 4つの時間軸でマネジメントする
  • デッドラインとワークタイム
  • 重点/いつか/コマ切れの記録のしかた
  • Weekly/Dailyタスクの設計
【演習】貿易事務のToDo

他者との協働タスクマネジメント

協働の難しさ
  • 自分の相手理解、相手のタスク理解、取組計画共有
目的共有
  • ゴールデンサークル ~相手のスキルレベルに応じた依頼
【演習】イベント企画 ~目的、ゴール、内容の設計
タスクの計画化
  • 計画化のフロー
  • WBS(ワークブレイクダウンストラクチャー)
  • プロセス分解とアウトプット分解
【演習】イベント企画のWBS作成
スケジュール化と
クリティカルパス
  • 逆選評とタスク積み上げ
  • 工数と期間の見積もり
【演習】従業員満足度調査のスケジュール作成
遂行中のタスク
  • モニタリングと問題への対処
【演習】アンケート調査ができていない
  • リスク予防策とリカバリー策



このような企業様にタスク管理研修をオススメします

①業務の生産性を上げて、「働き方改革」を強力に推進したい

昨今の流れとして、働き方改革に取り組んでいる企業は多いでしょう。
しかし、働き方改革の推進は、残業削減目標を掲げているだけでは実現しません。
具体的にどのようにして業務の生産性を上げるかというHowが必要です。
それには様々な取り組みが考えられますが、そのひとつとして、一人ひとりがタスク管理の基本を習得し、業務効率を上げることが不可欠となるでしょう。
その考え方と具体的手法を身につけ、小さな業務効率の向上が積み重なって一人ひとりの生産性が向上していくものです。

② 組織として、タスク管理の意識と仕組みを確立したい

個人個人のスキルアップが不可欠ですが、最終的にはそれを組織力につなげたいところです。
各人がまったく同じタスク管理手法を用いる必要はありません。
しかし、その基本となる考え方が共有されると組織としての生産性はさらに高まるでしょう。
メンバー同志で、良いところはお互いに学びあい、改善に取り組んでいく。
そんな組織としてのタスク管理文化が醸成されていくことが望ましいところです。

タスク管理研修の実施事例

大手総合商社


働き方改革の一環として業務生産性向上に取り組んでいます。
まず一人ひとりの業務効率アップに向けてタスク管理研修を実施しました。
各人が取り組んでいたタスク管理は、そのレベルも手法もバラバラで、生産性という成果にはつながっていないと感じていました。
ここでタスク管理の基本を組織的に学べたのは大きな第一歩です


タスク管理研修の担当講師


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