「御社の会議では、打ち合わせアジェンダ（会議アジェンダ）が発行されていますか？」
「会議時間が長い」「会議時間内で意思決定ができない」など、多くのビジネスパーソンが「会議の無駄が多い」と感じています。会議の無駄を省き、限られた打合せ時間で最大限の成果を出すため、打ち合わせアジェンダを活用しましょう。
まず打ち合わせアジェンダから手をつけるべき理由
会議生産性向上手段の中でも、打ち合わせアジェンダ発行は、即効性があり取り組み易いテーマです。なぜなら、ファシリテーター1人がやる気になればできるからです。簡単なアジェンダなら、10分あれば作成可能です。明日の会議から打ち合わせアジェンダ発行を始めてみませんか。
打ち合わせアジェンダで会議の無駄が省ける理由
参加者の意識醸成・意識統一
- 会議の目的・ゴールを共有し、目線を共通にする
- なぜ、この会議に自分が参加するのか、参加意欲を醸成する
参加者の事前準備促進
- 議論の論点の事前共有
- 会議前の情報収集を促す
打ち合わせアジェンダ例
打合せアジェンダの具体例を記載します。打合せアジェンダ作成時の参考にしてください。
会議基本事項例
- 議題（テーマ）：今期の売上げ未達対策について
- 開催日時、場所：●月●日 13：00-14：20（302会議室）
- 出席者の役割分担）：ファシリテーターAさん、議事録Bさん
会議の目的・ゴールイメージ例
- 本会議のアウトプット（決定事項）：
売上未達の原因と対策を検討します。今回は、考えられる原因と対策のオプションを広く洗い出すことがゴールです。最終的な対策と実行計画は、次回会議で行います。 - メンバーの状態（意識や動機）：
売上未達の現状と原因・対策について、全員の意見を吸い上げ、メンバーの目線を揃える。また、各自が売上未達の分析と今後の実行を自分事として考えられる。
会議目的・ゴールイメージとは
会議を通じて、最終的に目指している成果・目標です。「ゴールイメージ」は、「会議終了時点で、どのような状態になってほしいか」です。会議の無駄を省くために、会議終了時点の状態を明確にしておきましょう。
会議の論点構成例
- 現状の実績報告（10分） 13：00-13：10
- 問題点の洗い出し（20分） 13：10-13：30
- 問題発生の原因分析（20分） 13：30-13：50
- 施策アイディア抽出（30分） 13：50-14：20
論点構成とは
議論すべき論点の内容と議論時間を示します。論点は、参加者が一瞬でイメージ共有できるような表現をしましょう。よい論点構成を作るのは難しい作業です。しかし、まずは、簡単でよいので「何について、どのくらいの時間話すか」を全員がわかるようにしましょう。
まとめ
「打ち合わせアジェンダ発行」は、基本的かつ即効性がある会議効率化策です。会議ファシリテーション比較的簡単に導入でき、即効性のあるテクニックがありますので、是非取り入れてみてください。
