「御社の会議では、打ち合わせアジェンダ(会議アジェンダ)が発行されていますか?」

「会議時間が長い」「会議時間内で意思決定ができない」など、多くのビジネスパーソンが「会議の無駄が多い」と感じています。

会議の無駄を省き、限られた打合せ時間で最大限の成果を出すため、打ち合わせアジェンダを活用しましょう。


1. まず打ち合わせアジェンダから手をつけるべき理由


会議生産性向上手段の中でも、打ち合わせアジェンダ発行は、即効性があり取り組み易いテーマです。なぜなら、ファシリテーター1人がやる気になればできるからです。簡単なアジェンダなら、10分あれば作成可能です。

明日の会議から打ち合わせアジェンダ発行を始めてみませんか。

打ち合わせアジェンダで会議の無駄が省ける理由

参加者の意識醸成・意識統一

  • 会議の目的・ゴールを共有し、目線を共通にする
  • なぜ、この会議に自分が参加するのか、参加意欲を醸成する

参加者の事前準備促進

  • 議論の論点の事前共有
  • 会議前の情報収集を促す

2.打ち合わせアジェンダ例

打合せアジェンダの具体例を記載します。打合せアジェンダ作成時の参考にしてください。

2-1.会議基本事項例

  • 議題(テーマ):今期の売上げ未達対策について
  • 開催日時、場所:●月●日 13:00-14:20(302会議室)
  • 出席者の役割分担):ファシリテーターAさん、議事録Bさん

2-2.会議の目的・ゴールイメージ例

  • 本会議のアウトプット(決定事項):
    売上未達の原因と対策を検討します。今回は、考えられる原因と対策のオプションを広く洗い出すことがゴールです。最終的な対策と実行計画は、次回会議で行います。
  • メンバーの状態(意識や動機):
    売上未達の現状と原因・対策について、全員の意見を吸い上げ、メンバーの目線を揃える。また、各自が売上未達の分析と今後の実行を自分事として考えられる。

会議目的・ゴールイメージとは

会議を通じて、最終的に目指している成果・目標です。

「ゴールイメージ」は、「会議終了時点で、どのような状態になってほしいか」です。会議の無駄を省くために、会議終了時点の状態を明確にしておきましょう。


2-3. 会議の論点構成例


  • 現状の実績報告(10分) 13:00-13:10
  • 問題点の洗い出し(20分) 13:10-13:30
  • 問題発生の原因分析(20分) 13:30-13:50
  • 施策アイディア抽出(30分) 13:50-14:20

論点構成とは

議論すべき論点の内容と議論時間を示します。論点は、参加者が一瞬でイメージ共有できるような表現をしましょう。

よい論点構成を作るのは難しい作業です。しかし、まずは、簡単でよいので「何について、どのくらいの時間話すか」を全員がわかるようにしましょう。

まとめ

「打ち合わせアジェンダ発行」は、基本的かつ即効性がある会議効率化策です。会議ファシリテーション比較的簡単に導入でき、即効性のあるテクニックがありますので、是非取り入れてみてください。


参考情報

ファシリテーションスキルコラムシリーズ


ミーティングファシリテーション力を高める企業研修

「ファシリテーション研修」は、無駄のない効率的会議運営のファシリテーションスキルを学ぶ企業研修です。明日から使えるファシリテーションテクニックをロールプレイで学習します。

研修プログラムの詳細は『「ファシリテーション研修」-すぐ使えるファシリテーターのコツ』をご覧ください。


シェアする