シナプス海老原です。

「御社の会議では、打ち合わせアジェンダ(会議アジェンダ)が発行されていますか?」

「会議時間が長い」「会議時間内で意思決定ができない」など、多くのビジネスパーソンが「会議の無駄が多い」と感じています。

会議の無駄を省き、限られた打合せ時間で効果を出すコツは、「打ち合わせアジェンダ発行」です。打ち合わせアジェンダ活用で会議生産性を向上させましょう。


1.打ち合わせアジェンダで会議の無駄が省ける2つの理由


会議前にアジェンダを発行することは、会議の基本です。会議アジェンダ発行がルール化されていない部署は、今日から「会議の●日前にアジェンダを発行する」と決めましょう。

事前配布資料、当日配布資料、ツールなど様々な工夫を凝らして、会議の無駄を省き効率を上げましょう。

1-1.①打ち合わせアジェンダで参加者の意識醸成・意識統一

  • 会議の目的・ゴールを共有し、目線を共通にする
  • なぜ、この会議に自分が参加するのか、参加意欲を醸成する

1-2.②打ち合わせアジェンダで参加者の事前準備促進

  • 議論の論点の事前共有で会議中に意見を考える無駄が省ける
  • 会議前の情報収集を促す

2. まず打ち合わせアジェンダから手をつけるべき理由

会議生産性向上手段の中でも、打ち合わせアジェンダ発行は、即効性があり取り組み易いテーマです。なぜなら、ファシリテーター1人がやる気になればできるからです。簡単なアジェンダなら、10分あれば作成可能です。

明日の会議から打ち合わせアジェンダ発行を始めてみませんか。


3.打ち合わせアジェンダの項目


打ち合わせアジェンダ項目が適切なら、会議の無駄は大きく省けます。では、打合せアジェンダに書くべき内容とはなんでしょうか?

3-1.目的とゴールイメージ

打ち合わせアジェンダ項目の一つ目は、会議の目的とゴール設定です。

打ち合わせアジェンダでは、ゴールとテーマを明確にし、例えば「今回は幅広くアイディアを求める会議です。」「解決策は次回の会議で決定します。」というように、ゴールイメージを明確に示します。


打ち合わせの目的


会議を通じて、最終的に目指している成果・目標です。

打ち合わせゴールイメージ


「ゴールイメージ」は、「会議終了時点で、どのような状態になってほしいか」です。会議の無駄を省くために、会議終了時点の状態を明確にしておきましょう。

例えば、「1回目の会議ゴールは問題点を明確化するところまで」「2回目は、解決策を上げてどの解決策を選択するか決定するところまで」など、各会議でゴールイメージを明確にします。


3-2. 会議の論点構成(会議プロセス)


論点の内容と議論時間を示す。

  1. 論点1(10分)
  2. 論点2(20分)
  3. 論点3(20分)
  4. 論点4(30分)

4.打ち合わせアジェンダ参考具体例

打合せアジェンダの具体例を記載しますので、実際の打合せアジェンダ作成時の参考にしてください。

4-1.基本事項

  • 議題(テーマ):今期の売上げ未達対策について
  • 開催日時、場所:●月●日 14:00-15:20(302会議室)
  • 出席者の役割分担):ファシリテーターAさん、議事録Bさん

4-2.会議のゴールイメージ

  • 本会議のアウトプット(決定事項)
  • メンバーの状態(意識や動機)

4-3. 会議の論点構成

  • 現状の実績報告(10分)
  • 問題点の洗い出し(20分)
  • 問題発生の原因分析(20分)
  • 施策アイディア抽出(30分)


参考情報

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