シナプス海老原です。

今回は「会議運営効率を上げる9つのファシリテーションチェックリスト」として、会議運営の効率化のため、初心者でもチェック可能な「ファシリテーションチェックリスト」について説明します。

シンプルなチェックリストなので、ファシリテーションビギナーでもチェック可能。そして、このシンプルなファシリテーションチェックリストを守るだけでも、会議運営効率は目に見えてあがるはずです。


1. 9つの会議運営ファシリテーションチェックリスト


1-1.効率的な会議運営のために

「ファシリテーション初級者」および「組織のファシリテーション力を上げたい方」向けに、ファシリテーターの会議運営ファシリテーションを確認できるシンプルなチェックリストを用意しました。

まずは、このシンプルなファシリテーションチェックリスト9項目ができているかをチェックしてください。高度なファシリテーションスキル活用の前に、「やった/やらない」「できた/できない」が、簡単にチェックできる、このファシリテーションチェックリスト基本9項目すべてを行うだけで、ファシリテーターの会議運営効率に目に見える変化があるはずです。

1-2.会議運営ファシリテーション基本チェック9項目

  1. 今日の会議の目的・ゴールは明確ですか?
  2. 会議のアジェンダは発行されましたか?
  3. アジェンダは、会議中全員が閲覧できる状態になっていますか?
  4. ファシリテーターは、ホワイトボードを活用していましたか?
  5. 会議は時間内に終わりましたか?
  6. 今日議論すべき事項(アジェンダの内容)は、すべて議論できましたか?
  7. 各論点について結論はでましたか?
  8. タスクが発生した場合は、誰が何をいつまでにやるか明確になっていますか?
  9. 会議終了後に議事録(または、議事メモ)は発行されましたか?

2. 9つのファシリテーションチェックリスト活用のコツ

2-1.今日の会議の目的・ゴールは明確ですか?

まずは、ファシリテーター自身として会議終了後、どのような状態になっているか?どんなアウトプットができていることを目指すかを、映像でイメージいしましょう。

また、会議の目的・ゴールを文字に起こして、会議参加者が閲覧できる状態が理想です。

2-2.会議のアジェンダは発行されましたか?

会議アジェンダは、会議の目的・論点・時間配分などを記載します。論点がもれなくわかりやすく記載されているのが理想です。

最初は「まずは雑でもよいので、とにかくアジェンダを出す」ことが重要です。組織として「会議前のアジェンダ発行の習慣づけ」を行いましょう。

2-3.アジェンダは、会議中全員が閲覧できる状態になっていますか?

アジェンダは「事前に」発行します。ここで、よくあるミスがメールなどでの事前共有だけで、会議中にアジェンダが閲覧できない状態になっていることです。

アジェンダは、「A4用紙1枚に印刷して配布」「ホワイトボードに記載」などして、会議参加者全員が、常に確認できる状態にしておきましょう。アジェンダが見えることで、参加者はアジェンダを意識します。議論がずれたり、時間超過した場合にも、ファシリテータが議論をコントロールしやすくなります。

2-4.ファシリテーターは、ホワイトボードを活用していましたか?

ファシリテータは、ホワイトボードを使いましょう。

最初は、うまくホワイトボードを使いこなせなくても、とりあえずホワイトボードの前に立ちましょう。ファシリテーターが、ホワイトボード前にいると、たとえ、ほとんど使わなくても、参加者をファシリテーターに注目させ、議論コントロールがしやすくなります。

2-5. 会議は時間内に終わりましたか?

会議は、必ず決められた時間どおりに終了しましょう。

「会議は時間通りに終わるモノ」という習慣を浸透させましょう。会議が時間内に終わらないことが当たり前になると、効率の悪いダラダラ会議になってしまいます。

最終的にはファシリテーターが、全体のタイムコントロールするスキルを身につけることが必要です。

2-6. 今日議論すべき事項(アジェンダの内容)は、すべて議論できましたか?

今日の会議で議論する内容=アジェンダがすべて議論されたかをチェックします。ファシリテータ自身のスキル向上のためにも重要ですが、「参加者全員で、何が議論されて/何が議論されていないか」を確認しましょう。

もちろん、アジェンダがすべて議論されていることが目標ですが、まずは会議終了直後の状況を確認し、全員で認識を統一することが必要です。

2-7.各論点について結論はでましたか?

「アジェンダの論点を議論したか?」のあとは、「その論点について結論がでたか」をチェックします。結論がでたか、出なかったか?(合意したか?)、その結論は何かを、最後に参加者で確認しましょう。

2-8.タスクが発生した場合は、誰が何をいつまでにやるか明確になっていますか?

会議では、タスクが発生する場合が多いです。しかし、タスクを記載しただけで、「誰が」「いつまでに」やるかを決めていないことによって、せっかくの会議内容が何も実行されないこともよくあります。最後の3分間は、どれがタスクか?そのタスクは誰がいつまでに行うか?を全員で確認しましょう。

2-9.会議終了後に議事録(または、議事メモ)は発行されましたか?

会議終了後は議事録を発行しましょう。「議事録」といっても、簡単なテキストメモで十分です。シナプスでは、会議前にメモ担当を決め、会議が終わった直後に、決定事項・今後のタスクを社内メーリングリストに共有しています。

時間をかけずスピード重視で議事録共有し、もし認識違いなどがあれば、メーリングリストで指摘します。メールには、タスク・担当者・期限も記載されているため、このメール自体が、TODOリストの役割も果たしています。


参考情報

ファシリテーションスキルコラムシリーズ


ミーティングファシリテーションスキル向上の企業研修

「ファシリテーション研修」は、無駄のない効率的会議運営のファシリテーションスキルを学ぶ企業研修です。明日から使えるファシリテーションテクニックをロールプレイで学習します。

研修プログラムの詳細は『「ファシリテーション研修」-すぐ使えるファシリテーターのコツ』をご覧ください。


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