シナプス海老原です。

最速決裁される稟議書の書き方:年間100本通した5つのワザ』についてノウハウをまとめます。

  • 稟議書を書くことに、不要な労力を使っていませんか?
  • 最速で決裁される稟議書の書き方、ノウハウ・コツを持っていますか?

年間100本通した「最速決裁される稟議書の書き方」


私が以前担当していた新規事業で売上が3年間で100倍になったことがありました。プロジェクトマネジャーである私は、事業を回すため一人で「年間100本以上」稟議書を書いていました。

2年間毎年100本の稟議書を処理しながら事業推進するには、「最速決裁される稟議書の書き方」習得が必須でした。裏ワザも駆使して身につけた、最速決裁されるための「稟議書の書き方」(「決裁書の書き方」「起案書の書き方」)のコツを教えます。

0.稟議書とは(≒決裁書、起案書)

0-1.稟議書の基本定義


稟議書とは、「会社のお金を使う」「契約締結をする」際に、会社内で、承認を行うための書類です。

「稟議書起案者」が書き、規定された権限に基づき起案者の上司や関係者が「稟議書決裁者」として承認を行います。

なお、厳密には異なる場合もありますが、稟議書とは、「決裁書」「起案書」と同じと思って良いでしょう。つまり「決裁書の書き方」「起案書の書き方」にも同じコツが使えます。

0-2.稟議書の書き方の基本

まず、稟議書の書き方の一番の基本は「稟議書に各項目」です。文書として大きく下記の5つの項目が網羅されている必要があります。

  1. 稟議案件の実行目的
  2. 稟議案件のにかかわる金額(支出または収入がある場合)
  3. 稟議承認してほしい契約内容(契約書締結が必要な場合)
  4. 稟議案件が実行された場合の予想されるリターン
  5. 稟議案件の実行に当たって予想されるリスク

私は、過去5つの事業会社の企画部門で、100人以上の企画者の仕事ぶりをみていますが、意外と、この「稟議書の書き方の基本項目すら書けていない」人が多いようです。

「稟議書の書き方マニュアル」がある企業もありますが、「単なるシステムマニュアル」になっていて、そもそも稟議書の書き方として、「決裁者は本来稟議書に何を書いて欲しいか」は説明されません。

1.最速決裁される稟議書の書き方が必要な理由

1-1.稟議書の書き方ノウハウがあれば、事業実行スピードが上がる

新規事業で、自社と競合に同じ立場の事業推進者がいるとイメージしてください。さて、1つの決裁が下りるスピードが、「2,3日の企業」と「3ヶ月の企業」を比べたらどちらが勝つでしょう?ほぼ確実に、決裁スピードが2,3日の企業が勝ちます。

「稟議書の書き方ノウハウ」が身についている人は、稟議書決裁スピードが早い。そして、事業実行スピードも早くなります。特に、不確実性の高い新規事業では事業の実行スピードで勝敗が決まってしまいます。

1-2.「稟議書の書き方」は効率化し外向きの仕事増加

稟議書の社内調整は「内向きの仕事」です。稟議書の書き方を工夫して決裁承認では楽をし、顧客や競合という「外向きの仕事」に、もっとエネルギーを使いましょう。

私は、稟議書100本通しながら、「新規機能追加の企画」「営業同行や」「パンフレットなどの販促物作成」「エンジニアとの技術仕様調整」など、事業推進に関わるあらゆることを行っていました。そのため、日々意識して最速かつ一番労力のかからない稟議書の書き方を常に模索してました。

2.最速決裁される稟議書の書き方:年間100本通した5つのワザ

稟議書の社内調整労力を減らすためにどうするか。「一番数が多くて時間がかかる稟議書で楽をすることが最も効果的でしょう。

まず、決裁案件野中で、稟議書の書き方の改善効果が最も高い決裁案件を見極めます。

2-0.「稟議書の書き方」改善効果が高い決裁書カテゴリ


多くの場合、一番稟議書の案件数が多い決裁は、「予算執行金額」「予算執行内容」とも年初計画内の案件」です。

この計画内決裁案件を高速で処理する、稟議書の書き方を知らない事業推進者が多いようです。

※なお、「期初計画外の稟議書案件」は、1案件当たりの稟議書作成労力は大きいです。しかし、年間では決裁数が少ないことが普通で、トータルでの改善効果はやや小さくなります。

「金額」「内容」が年初計画内の稟議書の書き方改善が有効

「年初計画内の社内稟議書承認案件」の特徴は、稟議書決裁者の承認スタンスの差です。

定義上、年初に計画を「承認」されているので、稟議書の目的は、「単に計画通りの予算執行かどうかの確認」です。

つまり、社内稟議書の決裁申請が計画通りなら、「年初計画通りです。以上」で、稟議書は決裁者に承認されるはずです。


2-1.稟議書の書き方 ①『計画通り』であることを強調


「決裁者に稟議内容が年初計画通りであることを強調」することが承認されやすい稟議書の書き方です。

例えば、予算などの進捗状況が計画範囲内にであることが、承認者にパッとわかるように稟議書を作成します。

どの会社でも「決裁書承認者は忙しい」ものです。決裁する側も、「自分が気になることが、パッとわかる稟議書の書き方」をしてほしいのです。

しかし、決裁者は、大量の稟議書案件を処理するため、年初に承認された計画を覚えていません。よって、決裁者に「あなたが承認した計画通りに進んでいます。よって、この決裁も承認して安心です」ということがわっきりわかる、稟議書の書き方にするのです。/p>


2-2.稟議書の書き方 ②プラス要素よりマイナス要素をケア


年初計画からのプラス要素、上振れ要素は、決裁者はほとんど気にしません。

一方、稟議書の書き方で、注意すべきは「マイナス要素」「リスクファクター」です。
当初計画通りの案件の社内稟議書では、承認者は、「マイナス要素がないか。」「リスクがないか。」を主にチェックします。

決裁者に突っ込まれる可能性が高いマイナス要素やリスクファクターは、問題がないことを根拠付きで示します。(例えば、「この部品が値上がりしたが、コスト比率からするとトータルの利益減は1%と微減で済む」など)

2-3.稟議書の書き方 ③決裁者のクセを読む

私は稟議書決裁者のクセを掴み、稟議書の書き方を工夫し、省力化を実現していました。

決裁者も人間です。必ずしも合理的に判断しているわけではありません。しかし、「どうやってクセを掴むのか」。答えは「稟議書を書くたびに実験して確かめること」です。

2-3-1.「実験」でわかる稟議書決裁者のクセ


私は、稟議書の書き方で細かい実験を繰り返して、各稟議承認者のクセを把握していました。

具体的には、同じ設備をもう一度購入する場合に、前回と稟議書の書き方を少し変更します。例えば、書くのに時間かかる項目を少し削除したり、設備の書き方を少し変えてみたりします。この実験で、承認者のクセを把握します。

「この承認者はどういうとき却下するのか?」のクセを把握し、却下されないギリギリのラインの稟議書の書き方を見極めます。

クセを読み、低労力で、早く通す稟議書を書き方を工夫します。


2-4.稟議書の書き方 ④健全な根回し


私が担当していた事業では、スピード重視の顧客が多く、いつも「稟議書の承認が少しでも遅れたら納品が間に合わない。」状態でした。

つまり、「稟議書差し戻し」を1回されただけでアウト=顧客納品できない状況でした。

そこで確実にスケジュール内に稟議書承認をとるため「稟議書の書き方」で活用したのが「健全な根回し」です。


2-4-1.最速で稟議書決裁をとる「健全な根回し」とは


稟議書を通すための「根回し」といっても複雑なことをする必要がありません。私がやっていたのは、稟議書を書いた直後に、キーマンとなる稟議書承認者と30秒程度会話する」というテクニックです。

例えば、「●●の案件の稟議書を書いておきました。条件はいつもと同じです。お客様が早めに導入したいそうですので早めに決済お願いします。」この程度です。この簡単な根回しをするだけで、決済者は稟議書を見たときに「ああ、海老原がいっていた、あの件だな。事前に聞いていたとおりだな。」と認識され、稟議書が承認される確率もスピードも上がります。

最終決裁者は忙しいのが常のため「秘書にスケジュールを聞いて取締役を待ち伏せし、会議から自分の部屋に戻るときに歩きながら会話」ということもやりました。

2-5.稟議書の書き方 ⑤計画内案件の比率を意識的に上げる

これまで、最も数の多い「年初計画内の稟議書の書き方を効率化する」ことが、最速決裁される稟議書の書き方だといいました。

必然的に、「年初計画内」案件年初の予算計画精度を上げることは重要です。理想はほぼ全部の稟議書案件が年初計画内の再確認になること。

しかし、いつもうまくいくとは限りません。そんなときは、「年初計画内稟議書案件の比率を、あとから意識的に上げる」という稟議書の書き方テクニックを使います。

2-5-1.「計画外案件」を「計画内案件」にすること

私は、稟議書決裁カテゴリで「年初計画内案件」を増やすよう意識的に努力していました。

「年初計画外」の稟議案件は労力がかかります。私は、設備投資する製品が毎年次々バージョンアップされるITサービスを担当していました。このとき、年初予算作成時に、「予算執行時の変化を想定した予算取り」をしていました。例えば、「この製品は、今年ぐらいにマイナーチェンジがありそう。」と思ったら、変更があっても問題ないよう「抽象化した項目で年初予算を予算化」します。

2-5-2.計画内案件の比率を上げる稟議書の書き方

計画外案件の稟議決裁比率を下げるテクニックを持っている人と大きな差がでます。

特に新規事業では、不確実性が高く、厳密には「ほとんどすべてが計画外案件」です。多少ブレがあっても、「計画内案件として処理する稟議書の書き方」が必要です。

年初計画の書き方は、もちろん、重要な決済者(例えば、担当事業本部長)とは、事前に「多少ブレはあるので、ある程度の計画ズレの幅は大目に見てください。」と握っておきます。また、新年度がスタートしてから、個別に根回しして説得することもあります。

まとめ

最速決裁される稟議書の書き方:年間100本通した5つのワザ』いかがでしたか?

最速決裁される稟議書の書き方とは、稟議案件の多くを占める、「年初計画内案件」での稟議書の書き方を効率化することが重要でした。

事業推進では、最速決裁される稟議書の書き方を身につけ、高速に稟議書を回しましょう。そして、顧客・競合を考える「外向きの仕事」にリソースを回します。「高速に事業を回し、外向けの仕事にリソースを回す」ことは、新規事業にかぎらず、既存事業でも重要です。


参考情報

1.海老原一司のシナプスビジネスナレッジコラム

海老原一司:チーフマーケティングコンサルタント
1974年生まれ。早稲田大学理工学部修士課程をへて1999年日本テレコム株式会社入社。IT業界を中心に大企業・ベンチャーなどの事業会社で クラウドサービスなどの10年間以上のプロダクトマネージャ経験を持つ、BtoB事業の新規事業立ち上げ、事業成長のスペシャリスト。プロマネとして新サービスを3年で100倍の売上にした経験を持つ。

2014年シナプス入社。BtoBマーケティングプログラム責任者。
立教大学経営学部講師
グロービス経営大学院(MBA)


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