シナプス向川です。

今回は「打合せアジェンダ(会議アジェンダ)」についてまとめます。ファシリテーターとなる方は、事前に打合せアジェンダを作成していますか?

「会議時間がオーバーしているのに何も決まらない」など、多くのビジネスパーソンが会議の無駄が多いと感じています。

コンサルタントは、限られた時間内で会議の無駄を省きプロジェクトを進行させる必要があります。その会議の無駄を省くテクニックの一つが「打ち合わせアジェンダ」です。打合せアジェンダを活用して、会議の無駄を省き企業組織の生産性向上に役立ててください。


1.打合せアジェンダに書くべき項目


会議前にアジェンダを発行することは、会議の基本です。会議アジェンダ発行がルール化されていない部署は、今日から「会議の●日前にアジェンダを発行する」と決めましょう。

しかし、会議アジェンダ項目が適切でなければ、会議の無駄は残ったままになる可能性があります。会議アジェンダに書くべき内容とはなんでしょうか?

1-1.目的とゴールイメージ

打合せアジェンダに書く項目の一つ目は、目的とゴール設定です。

なお、「目的」と「ゴールイメージ」は混同しがちなので注意してください。


打合せの目的


会議を通じて、最終的に目指している成果・目標です。

打合せゴールイメージ


「ゴールイメージ」は、「会議終了時点で、どのような状態になってほしいか」です。「上位の目的」と「今回の打合せ目的」を達成し、会議の無駄を省くために、この会議終了時点では、どのようになっているかは分けて考えましょう。

例えば、目的が同じでも、複数回に渡る会議であれば、「1回目の会議ゴールは問題点を明確化するところまで」「2回目は、解決策を上げてどの解決策を選択するか決定するところまで」など、1回1回の会議で、どこまでを目指すかを明確にしておきましょう。


1-2. 論点構成を考え、会議プロセスを見える化


打合せアジェンダ:論点構成とタイムライン例

  1. 現状の実績報告(10分)
  2. 問題点の洗い出し(20分)
  3. 問題発生の原因分析(20分)
  4. 施策アイディア抽出(30分)

2.アジェンダは即効性の高い会議の無駄削減策

事前配布資料、当日配布資料、ツールなど様々な工夫を凝らして、会議の無駄を省き効率を上げましょう。

ゴールとテーマを明確にし、例えば「今回は幅広くアイディアを求める会議です。」「解決策は次回の会議で決定します。」というように、ゴールイメージを明確に示します。

会議の無駄削減、手段の中でも、打合せアジェンダは、即効性があり取り組み易いテーマです。まずは、明日の会議からアジェンダ発行を始めてみませんか?

2-1.打合せアジェンダの効果

参加者の意識醸成・意識統一

  • 会議の目的・ゴールを共有し、目線を共通にする
  • なぜ、この会議に自分が参加するのか、参加意欲を醸成する

参加者の事前準備促進

  • 議論の論点の事前共有で会議中に意見を考える無駄が省ける
  • 会議前の情報収集を促す

3.打合せアジェンダの具体例イメージ

会議アジェンダ発行のメリットや会議アジェンダの作り方をご理解いただけたでしょうか?

それでは、会議アジェンダの具体例を記載しますので、実際の打合せアジェンダ作成時の参考にしてください。

打合せアジェンダ例

基本事項

  • 議題(テーマ):プロジェクト全体の目的を示す
  • 開催日時、場所
  • 出席者(進行、書記などの役割分担)

会議のゴールイメージ

  • 本会議のアウトプット(決定事項)
  • メンバーの状態(意識や動機)

会議の論点構成

  • 現状の実績報告(10分)
  • 問題点の洗い出し(20分)
  • 問題発生の原因分析(20分)
  • 施策アイディア抽出(30分)

事前準備

  • 事前配布資料
  • 参加者の準備依頼

会議配布資料

  • 当日配布資料(ファシリテータは、会議開始時に参加者の手元に資料がそろっているか確認するとよいでしょう)


参考情報

「ファシリテーション研修」は、無駄のない効率的会議運営のファシリテーションスキルを学ぶ企業研修です。明日から使えるファシリテーションテクニックをロールプレイで学習します。

研修プログラムの詳細は『「ファシリテーション研修」-すぐ使えるファシリテーターのコツ』をご覧ください。


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