シナプス向川です。

今回は「会議アジェンダ」についてまとめます。会議ファシリテーターとなる方は、事前に会議アジェンダを作成していますか?

「会議時間がオーバーしているのに何も決まらない」など、多くのビジネスパーソンがムダな社内会議が多いと感じています。

私たちコンサルタントは、クライアントと限られた時間内で会議成果をあげて、着実にプロジェクトを進行させる必要があります。その会議効率化テクニックの一つが「会議アジェンダ」です。会議アジェンダを活用して、企業組織の生産性向上に役立ててください。


1.会議アジェンダに書くべき項目


会議前にアジェンダを発行することは、会議の基本です。会議アジェンダ発行がルール化されていない部署は、今日から「会議の●日前にアジェンダを発行する」と決めましょう。

しかし、会議アジェンダに書く項目が適切でなければ、会議前のアジェンダの発行は定着しません。会議アジェンダに書くべき内容とはなんでしょうか?

1-1.目的とゴールイメージ

会議アジェンダに書く項目の一つ目は、目的とゴール設定です。

なお、「目的」と「ゴールイメージ」は混同しがちなので注意してください。


目的


会議を通じて、最終的に目指している成果・目標です。

ゴールイメージ


ここでいう「ゴールイメージ」は、「会議終了時点で、どのような状態になってほしいかのゴールイメージ」です。「上位の目的」と目的を達成するために「この会議の」終了後はどのようになっているかは分けて考えましょう。

例えば、目的が同じでも、複数回に渡る会議であれば、「1回目の会議ゴールは問題点を明確化するところまで」「2回目は、解決策を上げてどの解決策を選択するか決定するところまで」など、1回1回の会議で、どこまでを目指すかを明確にしておきましょう。

何のために開催する会議なのか?
会議終了時に何が決定すると良いのか?

特に、事前のゴール設定共有の無い会議が多いようです。
「この課題についてみんなの意見を聞きたい。」程度の意図で開催される会議ですね。
「何か策が見つかれば」ではなく、「策を見つける」ための会議にしましょう。

1-2. 論点構成を考え、会議プロセスを見える化

会議アジェンダ:論点構成とタイムライン例

  1. 現状の実績報告(10分)
  2. 問題点の洗い出し(20分)
  3. 問題発生の原因分析(20分)
  4. 施策アイディア抽出(30分)

2.アジェンダは即効性の高い会議効率化策

事前配布資料、当日配布資料、ツールなど様々な工夫を凝らして、会議効率を上げましょう。

ゴールとテーマを明確にし、例えば「今回は幅広くアイディアを求める会議です。」「解決策は次回の会議で決定します。」というように、明確に示します。

会議効率化の手段の中でも、会議アジェンダは、即効性があり取り組み易いテーマです。まずは、明日の会議からアジェンダ発行を始めてみませんか?

2-1.会議アジェンダの効果

参加者の意識醸成・意識統一

  • 会議の目的・ゴールを共有し、目線を共通にする
  • なぜ、この会議に自分が参加するのか、参加意欲を醸成する

参加者の事前準備促進

  • 議論の論点を共有することにより、事前に意見をまとめてきてもらう。
  • 会議前の情報収集を促す

3.会議アジェンダの具体例イメージ

会議アジェンダ発行のメリットや会議アジェンダの作り方をご理解いただけたでしょうか?

それでは、会議アジェンダの具体体を記載しますので、実際のアジェンダ作成時の参考にしてください。

会議アジェンダ例

基本事項

  • 議題(テーマ):プロジェクト全体の目的を示す
  • 開催日時、場所
  • 出席者(進行、書記などの役割分担)

会議のゴールイメージ

  • 本会議のアウトプット(決定事項)
  • メンバーの状態(意識や動機)

論点構成

  • 現状の実績報告(10分)
  • 問題点の洗い出し(20分)
  • 問題発生の原因分析(20分)
  • 施策アイディア抽出(30分)

事前準備

  • 事前配布資料
  • 参加者の準備依頼

配布資料

  • 当日配布資料(ファシリテータは、会議開始時に参加者の手元に資料がそろっているか確認するとよいでしょう)


参考情報

会議アジェンダに関連する企業研修

ファシリテーション研修

効率的会議運営のファシリテーションスキル学ぶ企業研修です。明日から使えるファシリテーションテクニックをロールプレイで学習します。

研修プログラムの詳細は『「ファシリテーション研修」-すぐ使えるファシリテーターのコツ』をご覧ください。


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