シナプス後藤です。

ここ数ヶ月、オンラインでの研修を実施しまくっていますが、実施当時から作成していた「オンライン研修の導入」資料が、お客様(人事部門や人材開発部門など)からとても評判が良く、「その資料が欲しい」と言われることが多かったので、いっそのこと公開してしまおう、と思いまして公開します。

Zoomをベースに作っていますが、ほとんどのツールで活用できますので、ご参考までご覧ください。

※なお、本資料は2020/06/24時点での後藤の認識で記載していますが、ご利用はご自身の責任でお願いします。

資料の内容


資料は、もともとはパワーポイントベースですが、共有のためにPDFにしました。
内容は大きく3つ。
1) コミュニケーションの基本
2) オンラインの特徴に注意
3) ツールの使い方

1) コミュニケーションの基本


コミュニケーションの基本では、「リアルではいい加減に出来たことも、オンラインになると致命的に破綻しますよ」ということをベースに基本的なコミュニケーション方法を記載しました。
この辺りは講師をされる方の知見で話されると良いと思いますが、後藤の考えを聞きたい方は個別にご連絡をいただけると情報交換ができて私もうれしいです。

2) オンラインの特徴に注意


画面やマイクのオン、オフ、と在宅ワークにありがちな「家族乱入問題」について記載しています。
すでに、学校も再開したので家族乱入問題はだいぶ減ってきた印象はありますが、今後、何が起こるかわかりませんので、基本は押さえておきたいところですね。

3) ツールの使い方


チャットやホワイトボードの使い方を記載しています。
シナプスでは、研修実施時は、パワーポイントのワークシートを配布していますので、その使い方も含めてご説明しています。
とはいえ、ここのパートは、研修設計時にかなり違いが出ることが想定されるので、それぞれ講師の方が作る必要があるだろうと想像はしています。
あくまでご参考までご覧ください。
※実際は、かなり口頭でカバーしているのでこのパートはあまり参考にならないかもしれません、すみません。

資料の効果

少なくとも、私が実施している研修では、この導入があるので、多くの方が前向きに研修を参加できています。
また、受講者様からも、「オンラインの使い方が良く分かった」という声を頂戴することも多く、研修の最初に時間をかけて実施する価値は十分にあると思います。
ただし、終日以上の研修がメインと考えてください。

研修実施が2-3時間程度だと、もう少し短くポイントに絞った方が時間対効果は高いと思います。

ダウンロード方法

次のURLに必要事項をご登録いただきましてダウンロードをお願いします。(無料です)

https://form.k3r.jp/synapse/OnlineTraningIntroduction20200624

皆様のお役に立てますと幸甚です。

こちらを押してもダウンロード登録できます


シナプス後藤です。

最近は研修のほとんどがオンラインですが、先日、あるお客様から「初めてオンラインで研修を実施するのですが心配です」というお声を頂戴しまして、以前からまとめようと思っていた「研修事務局がZoomでの研修で準備すべきこと」をまとめました。

Zoomをベースに作っていますのと、Zoomもすでにバージョンが上がっていますので一部異なりますが、参考になると思います。

※当社が研修サービスを実施する場合の標準的なやり方ですので、お立場や環境が変わるとうまく使えないかもしれませんがご容赦ください。
※なお、本資料は2020/01/08時点での後藤の認識で記載していますが、ご利用はご自身の責任でお願いします。

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資料の目次

1. 本資料の位置づけ
2. 事務局の役割
3. 研修準備:研修日前日まで
4. 研修準備:研修実施30 分前
5. 研修準備:研修実施5 分前
6. 研修実施時の対応
7. 研修実施後の対応
8. オブザーバへの対応
9. トラブルへの対処
10. Zoom の設定について

資料に対する感想

事前に知人に見て頂いたところ、
「プランB的な備えは、明文化してあると心強い部分があります。」
「すぐに団体内の担当に共有したいレベルです。」
等のご意見を頂きました。
内容的には多くの方がご存知のことが多いと思いますが、「まとめようと思っていたけど時間がない」という方が多くいらっしゃいました。(私も同じだったのですが、、、)

もし、何等か皆様のお役に立てれば幸いです。

ダウンロード方法

次のURLに必要事項をご登録いただきましてダウンロードをお願いします。(無料です)

https://form.k3r.jp/synapse/OnlineTraning20210203

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1.「参加者によるルーム選択を許可」機能が追加されました。

Zoomに「参加者によるルーム選択を許可」という機能が付きました。
この機能は、おそらく多くの研修講師やワークショップファシリテーターが待ち望んでいたものの一つで、とても嬉しい機能改善です。


ブレイクアウトセッション機能は、研修運営においては、「ファシリテーターが自由にコントロールできる」という点でかなり使いやすい機能なのですが、一方で「すべてコントロールしなければいけない」というデメリットもありました。
どういうことかというと、リアルで実施する研修だと、「どこのグループで議論するかは受講者に任せる」という選択を比較的簡単に取れますが、ブレイクアウトセッションの場合はあらかじめホストが、誰がどのグループに参加するかを設定しなければならない、そしてグループ移動させるのもホストがやらなければいけなかったのです。
研修の場合は、ホスト以外にも各グループを回りたい人が居るケースがあり、アシスタントや、往々にして事務局のご担当者様だったりするのですが、その場合は「共同ホスト」を設定していました。共同ホストになると自由にブレイクアウトルームを移動できるようになります。ですが、ホスト以外ではブレイクアウトセッションの設定が出来ないので、ホストに負荷が集中する事には変わらなかったのです。

2.オンラインでワールドカフェをやるには

今までのZoomは制限条件が大きく、ですので、例えばワールドカフェが典型ですが、「参加者が自由に活きたいところを決められる」手法が取れませんでした。
私自身もワールドカフェのような手法をたまにZoomでも使うことがありますが、その場合は参加者の自由ではなくこちらで強制的にグループ再作成しています。

Microsoft TeamsやGoogle Meetsを使う場合は、ブレイクアウトセッションの機能がない代わりにグループワークでは「別のルームを作っておく」というやり方を取ります。ですので、グループワークの自由度、という観点ではTeamsやMeetsの方が高くて使いやすいのですね。

それができるようになりましたよ、というのがホットニュースです。

3.ワールドカフェを行う注意点

ワールドカフェを行う場合に注意したいのは、「アウトプットをどこで作るか」という点です。今のところは、Google DocsやMiro等のツール、あるいはSlideShare等の協働ツールを併用することが必要になるでしょう。
当社は、研修では誰かがPowerPointを画面共有することでグループワークを進める形をとってきました。当社の場合、研修をお客様に提供する関係で、慣れていない、あるいはライセンスがないツールをご提供するのには抵抗があるためです。PowerPointであれば、基本使えないということないのと、画面共有して使いやすいので演習ではワークシートをPowerPointで準備するなどの対応をしております。ところが、ワールドカフェでこのやり方をすると、留守番役は必ず「PowerPointを共有して入力した人」になってしまいます。
一方、Zoomのホワイトボードを利用する、というのも選択肢としてはありますが、UIがまだ使いづらい点があるのと、ブレイクアウトセッションを停止すると消えてしまうので、現時点ではお勧めできません。


また、どうやら、バージョン5.3以上に実装されるもので、今回は参加者側のアップデートも必要になるようです。先日、当社内でも試しましたが、私は使えるようになっていたのですが、別のメンバーの端末では従来通りでした。バージョンが5.2になっていたようですね。Google Chromeでもまだ使えなかったので、対応されていないかアップデートが必要なようです。(10/12現在)
おそらく、しばらくすると多くの方がアップデートするのでつかえるようになりますが、多分、直近1-2ヶ月程度は過渡期で使えない方も出るだろうと思いますので注意が必要ですね。

いずれにしても今回のアップデートは、ファシリテーターにとってはとても望ましいアップデートで、今後もどんどん改善を進めて欲しいものです。

オンラインでのマーケティング研修

シナプスではオンラインでのマーケティング研修を実施しています。

Zoomなどを活用した研修:マーケティング研修
マーケティングカレッジ:マーケティング基礎講座
シナプスのオンライン研修


シナプス後藤です。

オンライン朗読会を実施いたしました。5月に第一回目を実施しまして、多くの方から「またやって欲しい」というご意見を頂戴しまして(ありがとうございます)、第二回を実施させていただきました。
ご参加いただきました皆様、どうもありがとうございました。


6月には緊急事態宣言も解除されて、在宅の方も減ってきておりますが、まだまだ緊張状態が続いております。このニューノーマルを模索する状況の中で、皆様に何らかのリラックスの場や新しい世界観を体験して頂ければと思っており、この朗読会を開催させていただきました。

1. 概要

日程: 06月23日(火)
時間 : 19:30~20:30
料金 :無料
開催方法:Zoomでの開催(Zoomの視聴端末は各自ご準備ください)

参加した方は前回同様50名弱で、8割強がご自宅からの接続で、前回は「オフィス」という方はほとんどいらっしゃいませんでしたが、今回は1割強がオフィスからの接続だったようです。接続端末はPCが半分程度、あとはスマートフォンとタブレット、人によってはテレビに接続して視聴していただく、という状況でした。前回も「家族で聞いた」という方がいらっしゃいましたが、今回も3人以上で視聴いただいた方が多く、これも一つの楽しみ方として良いスタンスかなと思っています。


2. Zoom設定

朗読会の内容については、どうしても「聴いてみないとわからない」というところもありご説明が難しいのですが、毎回、「どういう設定をしているのか?」と聞かれますので、設定を公開いたします。

① ハードウェア


最初に書いたのは上記ですが、最近は、設定を決めるのに手書きでホワイトボードにささっと書いて共有するのがマイブームです。
最近、Microsoft Teams等、Zoomに比べると「重い」と言われるツールを使うことも増えてきていますが、それらを使うと通信環境がボトルネックになるケースがかなりあります。Zoomの場合はあまり感じませんが、それでも何かあると困るため、メインのPCは有線でLANに接続しています。Wi-Fiだと回線遅延が発生する可能性があるためで、この辺は事前に出来る工夫ですね。
カメラは前回と同様書画カメラ(エルモ社製のMX-P)のものを使っており、マイクもコンデンサマイクを利用しました。

② Zoom設定

Zoomの設定として、マイクミュート、画面共有禁止はこの手のイベントでは必須ですね。これは前回と全く同じ設定を行っています。

前回の様子はこちら
https://cyber-synapse.com/business-knowledge/online_marketing_training/online_event_20200513.html
今回は、音楽に加えて、SE:SoundEffect、効果音を多用してより臨場感を増すことができないか、ということをチャレンジしてみました。
使ったアプリは、Sound Effect Attackerで、Windows10には対応していないようですが、使い勝手が良く窓の杜からダウンロードして使っています。


音源は、下記のサイトから取得しました。

効果音ラボ
https://soundeffect-lab.info/sound/search.php


フリーの音源は多数ありますが、欲しい音源があったということと、クレジット表記不要、というのが大きな理由です。クレジットを出すことそのものは問題ないのですが、会の構成上出せる場所がない(全体の雰囲気を壊したくない)ので、出来ればクレジット不要のものを使いたかったのです。

③ 読み手側の設定

読み手側は、ハードウェアとしては、通常のPCにマイクとカメラ、Zoomは共同ホストにはしてありますが、あとは背景設定程度です。
研修の場合だと、講師、つまりメインの演者がホスト権を持ち、画面共有やブレイクアウトなどを行う事が結構あります。一方で、今回のような「ただ話すだけ」のイベントでは、正しく声が聞こえて映像が見せられれば特殊な機能は不要なのです。言ってみれば、Zoomの基本機能さえ使えればよい、ということになります。
背景はなるべく朗読の邪魔にならないように、イメージを壊さないように、というのを注意して選びました。

カメラやマイクの配置はこの手のイベントではかなり重要になります。朗読の場合は、声で聴かせることになるので、なるべく読み手に近く設置します。遠いとその分声のパワーは薄れてしまいますので、出来るだけ近く、が良いと考えています。(少し話した方が良い、という意見もたまに聞きますが、、、)
カメラは、胸のあたりより上側を写すのがちょうどよいと考えています。Zoom会議では、顔のどアップを出される方も多い(特にノートPC付属のカメラだと位置的に)ですが、テレビ番組は見栄えが良いようにできていることを考えると、アナウンサー程度に写しておくのが一番見栄えが良いでしょう。


あと、本人は就業時は普段どおりでしたが、開始前に気付いたら髪を束ねてアップにしたり、と「魅せる」モードに変わっていましたが、そういった演者としての工夫は当たり前のようにやっておいてよいかと思います。

④ 音楽

前回同様、今回も著作権フリーの音楽を利用して、開始前の時間、途中の休憩時間は音楽を流すようにしていました。
研修業界では一般的に言われることですが、研修実施時以外はいわゆる「軽音楽」を流しておくとリラックス出来て、結果研修満足度が高くなると考えられています。(まぁ、実際は誤差程度なのでしょうけど)
とはいえ、こういったイベントでは雰囲気を作っていく、壊さない、ということも重要ですよね。

ダウンロード先はこちらです。
DOVA-SYNDROME https://dova-s.jp/

3. 懇親会

今回は、懇親会をつけてみました。

シナプスのイベントは多くの場合、懇親会、飲み会がセットで、目的は参加者同士の懇親です。ネットワークを作っていただく、というのも当社の提供価値の一つと考えており、ご興味があればどうぞ、という形でご準備しました。
結果、数人ではありましたが、お互いに感想を述べあったり、意見交換したりと楽しい時間を過ごしました。
もしもっと人数が多ければ、ブレイクアウトで少人数の場を作っていこうと思っておりましたが、最初だけブレイクアウトで少し進めましたが、途中からは全員で歓談しました。


とはいえ、難しいのは、ネットワークを作れるほどの懇親の場を作りにくい、という事でしょうね。リアルな場ですと、名刺交換が出来たり、「同じ空間を体験している」という共有感が出ますが、この辺はまだまだリアルにはかなわず、今後も進め方を考えたいものです。

4.まとめ

今回は、山下のオリジナルストーリーと、少し長編の本を休憩をはさんで朗読しました。
アンケートを見ると、前回同様皆さんには楽しんでいただけたようで、良かったです。
徐々に在宅から出社に代わってきていますのと、多くの方が徐々にこの環境にも慣れてきているので、改めて「リラックスの場」を強調しなくても良くなってきているようにも感じます。このまま世の中が落ち着いてくれると良いですけどね。
リピートしてくださった方も多かったので、また機会があれば第三回も実施したいと思いますが、この辺りは皆様の声と、社の状況、読み手の「本のストック」なども勘案しながら考えて参りたいと思います。

参加した皆様、どうもありがとうございました。


先日、開催したマーケティング・ベーシックス講座でZoom懇親会を実施しました。


マーケティング・ベーシックスは、全6回、第三回目は
•戦略分析演習(ケーススタディ「ユニクロ」のターゲット顧客層)
•ポジショニング分析(マップの描き方)
•基本戦略演習(ケーススタディ「ユニクロ」のポジショニング)
を行いました。ポジショニングを行う場合には、まずはKBF(Key Buying Factor:購買決定要因)分析から、というのがセオリーでその具体的な手順をご理解いただきました。

さて、今回は懇親会について記載しようと思います。

1. Zoom懇親会って何?

Zoom懇親会は、今はやっている「オンライン飲み会」で、Zoom越しに飲みながら懇親会を行う、というものです。
講座実施後に講師もご受講者も各自、飲み物、食べ物をパソコンの前に持ってきて、飲みながら話す、というだけですが、講座と違って、フリートークなのとアルコールが入っているのでリラックスしながら会話ができる、というのが良い点ですね。

当社では、前回の講座でアナウンスをして、「本日、Zoom懇親会を(希望者で)参加しましょう」という声掛けとともに実施しました。
結果として、半数程度にご参加いただき、1時間強盛り上がりました。(人にもよりますが)ビール2本分くらいのほろ酔い、という感じでしょうか。
今は特に、新型コロナウイルスという「全員に共通の敵」がいますので、その対策だったり対応だったりで盛り上がっていた印象です。

2. 講座に懇親会を組み入れるメリット

講座で実施する最大のメリットはやはり、「懇親」そのものです。
せっかく、一緒に学んでいるので、横のつながり、つまりご受講者同士のつながりはお互いにとって学習効果や考え方の広がりを持たせるうえでとても効果があります。
実際、集合型で実施していた時には希望者がいれば毎回、多くの場合は全6回のうち、2-3回は懇親会を行っています。当社の講座は、19:00-21:30と遅い時間でのスタートということもり、おなかが空いているという側面もありますが。

懇親会をオンラインで実施することのメリットは大きく二つで、①家に居ながらにして参加できる、②お金が安くて済む、です。
まず、家に居ながら参加、ということは移動時間がないので、講座が多少遅くなったとしても帰宅時間がそれほど遅くならない、ということです。また、どうしても疲れたらそのまま眠ることもできるというのもメリットでしょう。
お金は、飲食代がかなり安くなるということです。一般的に飲食店の材料費は20-30%ですから、材料費の割引などを考えても、外で飲むと倍以上の金額がかかります。
この辺りは一般に言われているオンライン飲み会のメリットそのままですね。また、人によっては「普段あまり飲まないので割り勘負けをする」という方もいらっしゃると思いますが、オンラインだと自分が飲む分、食べる分だけ支払えばよいので納得感も高いでしょう。

勿論、同じ場所で懇親したほうがより仲良くなったり深い話ができる可能性は高いのですが、やらないよりはやった方が良い、ということは間違いありません。

3. Zoom懇親会のハードルと対処

オンラインでの懇親会でもいくつかのハードルがあります。
大きなところでいえば、
① 大人数は難しい
② 個人の事情は色々
の二つでしょう。

① 大人数は難しい

まず、一つ目は人数制限です。私の感覚では通常の飲み会では、1テーブル4人程度、多くても6人が良いところではないでしょうか。これくらいの人数だとじっくり話せますが、それ以上の人数になるとかなり話しにくくなります。Zoomの場合だと、ブレイクアウトルームにしても良いのですが、そうなるとどういうメンバー構成にして席替えをどうするか、等の課題が生まれます。また、幹事から見て全体のコントロールをどうするか、等の難しさもあります。
対策としては、ブレイクアウトルームを使うのは一つの手ですが、あとは気にせずに話したい人だけ話す、というのもありかもしれません。

② 個人の事情は色々

これはリアルの飲み会でも同じなのですが、ご家族のいる方にとっては、Zoom飲み会に出るということは家族の時間を犠牲にするという事でもあります。夜中に長電話をする、というのと同じ感覚でしょうか。少なくとも、「今からやりましょう」と当日に言われると飲食物がなかったり、時間を確保してなかったりと対応が難しいのが実際でしょう。
当社では、今回の状況確認も踏まえ、基本は前もってご案内する、ということと、節目節目で事務局より開催をご提案する(ZoomURLも当然事務局からお出しする)という流れにしております。

4. まとめ

Zoom懇親会はやらないよりはやった方が勿論よいです。
ただ、何でも出来るわけではないので、あくまでも個人の事情を尊重しながら実施するということですね。また、飲み会とはいえ、ZoomのようなWeb会議ツールのコミュニケーションは少し癖がありますので、状況によってはファシリテーションが必要になるかもしれません。

ただ一つだけ言えるのは、どうせやるならお互いに楽しんで参加しましょう、ということです。言い換えれば、参加者個々人がどれだけその場を楽しめるか、というマインドを持つこと、事務局側で楽しめる場をセットすることがポイントになるでしょう。

オンラインでのマーケティング研修

シナプスではオンラインでのマーケティング研修を実施しています。

Zoomなどを活用した研修:マーケティング研修
マーケティングカレッジ:マーケティング基礎講座
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