シナプス後藤です。

先日、Webワークショップ用ツールRemo(リモ)を使って、ワールドカフェを主催しました。
知人がメインファシリをやり、私はサポートメンバーという立ち位置です。
参加人数は全体で70名くらいだったかと思います。


テーマは、「COVID-19後の働き方と組織を考えるWorld Cafe」というもので、最近、「Before Corona/With Corona/After Corona」という言われ方をし始めていますが、この未曽有の環境変化が我々ビジネスパーソンにどういう影響を与えるのか、というお題です。

私の中での目的は大きく3つで、下記の問いでまとめられます。
・Remoってどんなだろう?
・オンラインでワールドカフェやるってどんなだろう?
・ビジネスパーソンとして、今、あるいは今後何を考えるべきだろう?

3つめについては、ここでは割愛するとして、Remoとオンラインでのワールドカフェのファシリテーションについて所感を記載します。

1.イベントのタイムスケジュール

Start End Time 概要
19:45 20:00 0:15 開場前待ち時間
20:00 20:20 0:20 オープニング、Remo説明、Q&A対応、ワールドカフェ説明
20:20 20:40 0:20 Round1:「COVID-19で働きかたはどう変わったか?」
20:40 20:45 0:05 移動
20:45 21:05 0:20 Round2:「変わったもので何が残り、何は戻るか?それはなぜ?」
21:05 21:10 0:05 移動
21:10 21:25 0:15 ビデオメッセージ
21:25 21:45 0:20 Round3:「変わったもので何が残り、何は戻るか?それはなぜ?」
21:45 21:55 0:10 全体共有
21:55 22:00 0:05 クロージング
22:00 22:15 0:15 終了

設計時の時間割(実際はもう少し詳細に落としています)は上記の通りです。
もともと、トライアルライセンスの制限の関係もあり、イベントは2:30となっていました。なので、2:30で出来ることを、出来れば、ラウンドは3回まわしたい、ということでこのような構成にしました。もう少し話す時間が欲しい、という意見が出てもおかしくない、とは思いつつ、この辺りはトレードオフで判断です。
企画側で議論している際、テーブルマスター制にするか、留守番役を変えるようにするかで一瞬悩みましたが、今回の議論内容からは前者の方が良い、という結論になり、全社にしました。
すなわち、Round1でテーブルマスターを決め、その方はRound2も同じテーブル、他の方は他のテーブルに行き、Round3で全員元のテーブルに戻る、という流れです。これによって議論の質を担保することを狙いました。

結果、良い議論になったのでは、と勝手に想像しています。

今回の結構目玉だったのは、途中の「ビデオメッセージ」で、現在、中国は上海で働いている方にお願いして、現状を話していただきました。(参加してもらえると良かったのですが、中国からRemoを使うのが難しいみたいですね。)
上海は、政府主導による外出禁止政策によってある一定の封じ込めに成功しており、現在は通常業務(マスクなどはしていますが)に戻っているようです。その辺の状況も含めて、リアルな状況を話してもらうことで、議論が深く多面的になった印象があります。

2.トラブル対処について

ワールドカフェなので、途中で何度か席移動がありますが、比較的席移動はスムーズにできたのはオンラインの効果かと思います。
時間割について苦慮したのは、
・トラブルがあった場合の対処にどれくらいかかるかが読めない
・議論の途中経過が読めないので、「想定通りの議論ができて切るかどうか?」が読めない
ということです。読めなければバッファを積めばよいのですが、2:30で3Round回すワールドカフェ(3Roundはやりたかったので、、、)なので、バッファもあまりとれず、緻密な設計を組むことに決めました。

通常、ワークショップで時間割通りに進まないのは、大きく二つの要素が絡みます。
① 参加者が予想外の動きをする
② 議論内容が想定実感に合わない
ここに、第三の要素である
③ ツールに慣れる時間、ツールのトラブル対処の時間
が入ってきます。

まず、①については、③と合わせて、3つの対策をしました。
一つ目は、「マニュアル」を公開しておくことです。ログインやChat、ホワイトボードの使い方を簡単なマニュアルにして、知っておいてもらいます。

当時準備したマニュアル:「Remoの事前設定方法に関するメモ」
※PDF共有などではなくWebにアップしたのは、「最低限ネットにはつながって欲しい」ということと、メールアドレスなどわからないのでそれ以外の手段がなかったためです

二つ目は、「事前にRemoを体験する時間を作る」ことをしました。やはりログイン時のトラブルや「つながらない」というトラブルが多いと想定されたので、試してもらうというのが最も効果的と考えました。。
案の定、いくつかのトラブルが出ました。Remoは現時点では、Windows10のEdgeとChromeしか対応していないので、それ以外のブラウザ(Internet Explorerなど)でははじかれてしまいました。また、音声設定が上手くできていない方も何人かいらっしゃいました。
70人中20人程度が事前に来たのですが、それ以外の方も一定確率で同様のトラブルに見舞われます。ですが、事前にトラブル対処の経験があると、次の方に対して素早い対応ができるようになるのです。
三つ目は、セッションスタート時にRemoの必要な機能を説明しました。この3つのステップを踏んでおくと、かなりトラブルを低減できたのではと思います。
人によっては、マニュアルも見ないし、事前体験もしていないという方もいらっしゃいました。ですが、Remoはグループでの議論が中心なので困っていればお互いに助ける、という活動が出来ます。ですので、ある一定層、「ちゃんと使える人たち」をどれだけ早期に作れるかがポイントになるのではないかと考えています。

3.オンラインならではの機能

オンラインでセッションをやる場合には、Chat、Q&Aが極めて機能します。特に70人規模だと、全員に話してもらうわけにもいかないので、この仕組みはRemoに限らず、集合型セミナーやワークショップに対してオンラインの仕組みがある最大の利点ではないかと思います。
使いこなすためには、サポートメンバーがどれだけ動けるか?ということがポイントになってきます。メインのファシリテーターは、それこそ仕切りで手一杯になっていますので、手を挙げた人の対処やQ&Aの対処、Chatのどのコメントを拾うかなどは、私の方でチェックして対応していきました。

4.ホワイトボードの使用

ワールドカフェの議論を残すために、ホワイトボードを積極的に使うようにしました。Zoom等他のツールを使う場合は、Google Slideやmiroを使っている、という話を聞きますが、今回はRemoの機能を使い倒すことを中心に考えましたので敢えてチャレンジしたとも言えます。
印象的なのは、付箋機能を使っているグループは結果どこもわかりやすくできている、ということでした。


ワールドカフェをやると、一定割合でマインドマップのような絵面を描かれるのを見ますが、PCで線を引くのは意外と難しいのです。PCの場合は、文字を書くのは簡単なので、付箋に考えていることを書き、必要な位置に動かす、という作業がPCでの議論では一番機能しやすいのではないかと思いました。

この辺りはツール特性がありますので、今後のツールの進化に期待したいところです。

5.オンラインワークショップの難しさ

 オンラインでワークショップを実施する最大の難しさは、「全体の空気がわからない事」だと思います。Zoomのブレイクアウトセッションでも同様ですが、結局そのグループの中に「入らないとわからない」のです。だから、盛り上がっているのか盛り上がっていないのか、質の高い議論ができているのか、出来ていないのか、もつかみづらいです。

一つの対策は、各議論を見に行くことです。今回はホワイトボードに記載していただくことを基本にしましたので、テーブルを順番に回り状況を見る、ということが出来なくはない。ところが、私の知り合いも一定割合で参加していますので、各テーブルに行くと「あ、後藤が来た」と反応されてしまいます。リアルなワークショップの場合は、「遠目見る」ことで、見ているけど議論には加わらない、という姿勢が取れますが、Remoだと画面にバーンと表れてしまいます。
なので、私がとった手は、「さっと入って何のリアクションもせずただただ議論の様子を見る」というスタンスです。Zoomのブレイクアウトセッションでも、議論中に入った場合、こちらが介入の姿勢を見せないとそのまま議論していくことが多いです。ですので、どれだけ無表情でいられるか、みたいなところがオンラインでのファシリテーションのポイントになるかもしれませんね。

さて、全体の空気感がわからないと何ができないのか?例えば、問題グループ(一人だけ話が長いとか、イシューずれを起こしている等)への介入がタイミングよくできません。また、ある程度経験のあるファシリテーターであれば、「この空気だともっと深く議論をしてもらった方が良い」あるいは「ここは軽く流そう」というようなことを全体の空気感で感じ取れるでしょう。ですが、オンラインだと、「全体の空気」が分からないので事前の設計でほぼ勝負がついてしまいます。それだけに事前設計が重要になります。
もともと、「事前設計が大事だ」というのはリアルでも言われている事なのですが、オンラインの場合、「その場力で何とかする」という選択が取れないので、原理原則通りちゃんとやれ、というだけのことなのかもしれません。

それ以外にはやはりシステムトラブルでしょうか。「つながらなかったから今回はキャンセルした」「途中であきらめた」という声を多く聞きました。(本当に申し訳ないと思っています)
これらのシステムトラブルは、原因が個々の端末にあることもあり、トラブル解決が難しいというのが悩ましいところです。

もう一つ、今回我々が悩まされたのは、Remoの「トライアルの仕様が途中で変わった」ということです。今までできていたことがライセンス上出来なくなってしまいました。
これらのツールに起因するところは、本来は提供ベンダーと協力して、あるいは、強力なエンジニアのサポートで進めたいところです。

6.オンラインでワークショップをやるポイント

オンラインでワールドカフェを実施するには、Remoは良いツールだと思います。Zoomや他のツールでも工夫すればできますが、やはり視覚上「どこにいるか?」がわかるのはとても分かりやすい。
Zoomのブレイクアウトを駆使しても出来なくはないのですが、「自由に移動できる」気楽さがRemoの魅力だと思います。

さて、今回やるなかで私が感じたポイントは大きく5つです。
① オンラインでは設計の重要度が致命的に大きい
② 事前ワークで慣れていない人をキャッチアップさせる
③ 見える化ツールを正しく使う
④ ChatやQ&A等が効率化につながる
⑤ 「つながらない人対策」が本来は必要

① オンラインでは設計の重要度が致命的に大きい

オフライン、集合してのワークショップでも設計はとても大事なのですが、ある程度慣れてくると、「その場力と空気感」でなんとかできてしまうのも事実です。ですが、オンラインだと上述したように議論の状況が見えないのでコントロールがとてもしにくい。
また、意外と「思ったように進まない」ケースもあり、そのバッファをちゃんと読み込んでおくことも含めて、かなり重要です。
これはタイムテーブルの話だけではなく、どのツールを使うのか、トラブル時の対策は、等検討しておくべきことは様々あります。
今回は、私以外に、ワークショップのベテランお二人と設計をしていたので、彼らの知見が大いに役立ったというのが大きいです。
すなわち、言い換えれば、ワークショップのベテランがちゃんと設計すれば、オンラインでも同じように機能する、ということでもあります。ベテラン程、「その場で何とか」できてしまいますが、少なくとも慣れるまでは設計に時間をかけてみると良いかと思います。

② 事前説明で慣れていない人をキャッチアップさせる

今回、結構機能したな、と思ったのは事前のキャッチアップです。上述通り、マニュアル、事前接続機会、そしてスタート時の軽い説明と三重のサポートをしました。残念ながらそれでも「上手く使えなかった」という方が出てしまいましたが、一方で、楽しめた方のそれなりの割合で「マニュアルや事前の機会があったのでよくわかった」という方も多く、功を奏しました。
まだ、オンラインのワークショップは日本全国手探り状態です。しばらくは、「やり方が全くわからない人がいる」という前提で丁寧に対応する必要がありそうです。
これも、当たり前と言えば当たり前、なのですが、どうしても慣れてくると置き去りにしがちなので注意したいところです。
一方で、ある程度慣れてくると、例えば、出来る方が3割を超えてくると、テーブル内に誰かひとり知っている人がいる、ということになり、その方がサポートしてくれるようになるので、Zoom等のシェアの高いツールであれば徐々に事前のサポートが不要になってくるかもしれません。

③ 見える化ツールを正しく使う

ワークショップでは見える化ツールは重要です。集合型のワークショップの場合は、ファシリテーターの立ち位置によっては、(見える化ツールがなくても)複数のテーブルの状況を同時にチェックすることが意外と出来るものです。ですが、オンラインだと何等かアウトプットしてもらわないと、話を聞きに行くしかない。
従って、何らかのツールを使うのが極めて重要になります。今回は、Remoに付属のホワイトボード機能を使いましたが、利用者が使えれば何でもよいとも言えます。
おそらく、PCベースで使うホワイトボードツールは、上述通り「付箋」機能を上手く使うのが今のところの正解だろうなと感じます。
このあたりの使い方も事前に周知しておくことで精度が上がっていくのではないでしょうか。

④ ChatやQ&A等が効率化につながる

オンラインでのワークショップはやはり、オンラインで使えるツールは積極的に使っていきたいものです。ChatやQ&Aの機能はとても使いやすいと思います。以前、ある数百人レベルのカンファレンスでSlidoを使ってオーディエンスからの質疑を取っているのを見たことがあります。これは、オンラインのツールをリアルで使った事例ですが、同様のことはやっておきたいものです。
Chatなども積極的に使うとかなり使いやすい機能かと思います。
この辺りは、ファシリテーターも慣れておきたいところですね。

⑤ 「つながらない人対策」が本来は必要


今回はほとんど何もできませんでしたが、やはり最大のポイントは「つながらないひと対策」をどれだけ丁寧にできるか、ではないかという気もしています。
今回は「無料」で「トライアル」という位置づけで「友人」を招待してのセッションでしたので、「ノークレームでお願いします」というスタンスを貫けました。ですが、有料のカンファレンスでここまで「上手くつながらないんだけど」という声が出たら、もう大炎上でしょう。
(多分、参加しようとした方の1-2割程度は何らかのトラブルにあったのでは、という肌感覚です)
つながらない、うまく使えない、というケースのトラブルシュートは結構大変(ご自宅の回線問題や端末のバージョンなども影響するので)なのですが、それがスムーズにできることも今後事業者が心がけるべきポイントになりそうです。
シナプスのようなサービス提供者はもちろん、企業内の人材開発の立場でも、「組織変革のワークショップなんだけど、つながらない人は出なくていいです」とは決して言えず、どう全員に正しく参加していただくか、というのが実は極めて重要なテーマになります。
企業の場合は、情報システム部門の出番なのかもしれませんが、彼らの支援をちゃんと得ながら進めましょう、という事なのかと思います


7.最後に

今回は、お誘いいただいた知人や、一緒に設計に関わってくださった方、またご参加いただいた多くの方々とのご協力により、よいトライアルになりました。
バタついたことも多くありましたが、この場を借りて感謝申し上げます。ご参加いただいた皆様にも何らかの持ち帰りがあれば何よりです。

Remoは楽しいツールです。が、まだまだ進化の過程にある、という印象もあります。
オンラインでのファシリテーションは、集合型とは少し趣は異なるものの、コロナ禍のこの状況においては一つの有用な手段と考えて良いと感じました。
また、機会があれば、トライアルなり、今度は実践なり行ってまいりたいと思います。

オンラインでのマーケティング研修

シナプスではオンラインでのマーケティング研修を実施しています。

Zoomなどを活用した研修:マーケティング研修
マーケティングカレッジ:マーケティング基礎講座
シナプスのオンライン研修


シナプス後藤です。

Zoomでのオンライン会議や研修などが当たり前になりつつありますが、慣れてくると出来ることと出来ない事がいろいろと出てくるものです。

最近、ネットで少し話題になっていますが、Remo(リモ)がワークショップに使いやすそう、ということで触ってみました。
※機会をくださった知人には感謝です。

※なお、この機能の紹介は私が触ってみて感じた範囲なので、間違っているかもしれません。間違っている点はぜひご指摘いただけるとありがたいです。また、Remo社の方でアップデートしていくでしょうから、あくまでも2020/04/09時点の情報です。

1. Remoって何?

Remoはオンラインでのカンファレンスやワークショップなどを行う、いわゆるWeb会議ツールの一つです。最近は、ZoomやWebExなどが当たり前になってきていますが、一つの選択肢として今後上がってくるのではないかと想像します。

https://remo.co/


特徴的なのは、テーブルがそれぞれ設定されているところで、「自分が座っているテーブルの人とだけ会話ができる」という機能です。Zoomでは、ブレイクアウトルームが機能として使いやすいですが、ブレイクアウトルームの限界はホスト側にしかテーブル設定権限がないことです。
Remoでは好きなテーブルに自由に移動できるので、「この人と話したい」と思ったらすぐに移動できます。
※仕様上は1テーブルの上限人数が決まっているようで、どこまで自由度が高いかは今後検証したいと思っています。

各テーブルにはホワイトボード(Directorライセンス以上)が設置されていて、自由に書き込むことも出来ます。


勿論、他のWeb会議システムと同様に、同一テーブル内の人とは会話できますので、会議システムとしても十分機能するのではないかと思います。
Remo.coのサイトを見ると、Conferenceの他にVirtual Officeもあるので、コワーキングスペースのような使い方もできるかもしれません。

2. Remoは何ができるのか?

では、Remoは何ができるのでしょうか?現時点では使いこなしていないので少し表面的ですが、Zoomと機能を比べて記載したいと思います。

① Web会議の様子

基本機能としてのWeb会議ですが、今のところZoomと比べて大きな遜色はなさそうです。ただ、私はPCで使っているのでそう思っただけで、スマートフォンやタブレットなどだと少し動きが変わるかもしれません。
画面共有も勿論、普通に出来ます。ただ、選択の仕方がZoomに慣れていると若干分かりにくい、選びにくい感じでした。


トライアルは2人で試しましたが、今後もう少し人数が増えた時にどういう反応になるかは要チェックです。
チャット機能も、(1) 個人間チャット(Privete)、(2) テーブル内チャット、(3) 全体チャット(General)の三タイプを使い分けられます。Zoomの場合はブレイクアウトルーム以外は「グループ」という概念がないので、よりグループワークに特化した内容になっていると感じます。

② 席移動

Remoの最大の特徴は席移動です。例えば、1番目のテーブルに座っていて、「移りたいな」と思ったら別のテーブルをクリックするとその席に移動できます。


各ユーザは、「自分の席の会話」にしか参加できません。(Zoomのブレイクアウトルームのそれぞれの部屋を移動するのと同じです)
なので、間違って他のテーブルをクリックしても簡単に移動ができてしまいます。
この機能がとても直観的で簡単なのが最大の特徴でしょう。

全体のアナウンスには(多分ホスト機能だけだと思いますが)、Announcementという機能があり、これを書くと全員にテキスト情報でのアナウンスが出来ます。


これによってファシリテーターが上手くコントロールする、という事なのでしょうね。

③ プレゼンターによるスピーチ

ワークショップではファシリテーターがいて全体をコントロールしますよね。Remoではプレゼンターがその任を担います。


全体像の上部に演台があり、そこでプレゼンをする形のようです。プレゼンターの役割はユーザごとに設定します。(ライセンス形態によって何人まで、等があるようです)


※この「Present」ボタンを押すと、参加者全員に(どのテーブルにいようと)プレゼンを見せることができる。
イメージとしては、ワークショップファシリテーターが全体の進行を説明したり、カンファレンスで講演やパネルディスカッションを行ったり、というようなものです。
※現時点で、プレゼンターが話しているとき、各テーブルがどうなっているかはよくわかっていませんが、どうやら強制的にプレゼンターの話を聞くようになるみたいです


こんな感じの画面が見えて、QAなどもチェックできます。

④ 画面掲示

Remoでは、ロゴやyoutube動画、スポンサー枠などを設定できるようです。
商用カンファレンスを意識しているのだと思いますが、会場全体が見渡せるUIなので、主催者のロゴやサイト、YoutubeのURLは常に流せるのかもしれません(まだ試していませんが)などを掲示しておくことでワークショップの運営にプラスに出来そうです。
また、面白いのがスポンサー枠で、リアルだと会場に貼ってある広告用看板ですね。協賛していただく企業のロゴを出す、等のやり方なんだろうと思いますが、機能として入っているのがとても面白いです。

⑤ その他いろいろ

Remoには、それ以外にもタイマー、ホワイトボード等の機能があります。
ホワイトボードは上述しましたが、Zoomと比べるとかなり広いスペースが準備されていて、各テーブルごとに設置されています。UIの限界はもちろんあって、リアルのホワイトボードや模造紙の方が使いやすいとは思いますが、選択肢と指定は良さそうです。
一方で、ZoomでのワークショップではGoogle Slideを使うケースが多いようですが、書きやすさと共有という意味ではまだまだ他のドキュメントツールの方が使いやすいとは思います。この辺は、Zoomも同様、どう使い分けるか、という工夫次第かなと感じます。
タイマー機能はUIとして分かりやすいので、個人的には結構好きな機能です。


何回セッションを回すか、一回のセッションは何分か、次のセッションまでのインタバルが何分か、というものです。例えば、ワールドカフェで3回セッションを回し、一回30分、移動時間を5分、など設定しておくことも可能です。
これを設定してもシステム上の強制力は何もなさそうですが、全員が見えるタイマーが見やすいところにある、というのはワークショップのファシリテーター経験者には貴重なものに映るでしょう。


Remoのサイト自体はまだ日本語対応されていないので、英語が苦手な方には若干しんどそうですが、参加者として参加する分には大きな影響はなさそうです。

3. Remoはどんな風に使えそうか?

Remoはワールドカフェのツールとしてはかなり良いのではと思います。Zoomでも出来るとは思いますが、運営側も参加者もそれなりに頑張らないといけないのに対して、Remoでは「テーブル」というUIのおかげでかなり使いやすいです。

また、グループワーク型の研修やワークショップでも成果を出しやすそうです。ただ、ライセンス形態として、実施時間や1テーブルの参加人数などに制限があるという仕様になっているので、どこまで柔軟に使えるか次第のところはありそうです。
まだ、進化中のツールとは思いますが、Zoom以外の選択肢としてとても有望、というのは間違いないでしょう。

一方で、ビジネスの会議や講演会等、一グループを基本とするものであれば、ZoomやWebExの方がまだまだ使いやすいと思います。あくまでもグループワークを主体とするツール、ととらえて頂くと良いかと思います。

4. ライセンス形態

今のところ、ライセンス形態が「個人として使う」にはボトルネックになりそうです。


今、我々はDirectorでトライアルをしようとしていますが、Zoomが月2,000円でそこそこの機能が使えるのと比べると、Hostでも$50/月、Directorだと$150/月、というのは少しお高めですね。
参加者数はともかく、1テーブルの人数がHostだと4人まで、1イベントに1時間15分まで、という制限は結構厳しい印象です。

とはいえ、リアルに会議室を借りたらもっと高いので、何と比較するか、という事でもあるかもしれません。
まぁ、月5000円といえば、飲み会1-2回分くらいだから安いもんだなーとも言えます。

5. その他気になる点

総論としては使えそうですが、ビジネスとして活用する場合には、次の点が気になります。

① UI

ユーザインタフェースは、直観的で使いやすいとは思いますが、iphone、Androidや様々なブラウザでどういう使い勝手になるのかはとても気になるところです。
PCだと今のところ使えていますが、これが人数がたくさん、例えば、100人規模のワークショップになった場合にどういう動きになるのか、等はワークショップの品質に大きく影響します。
今は良さそう、と思っていますが、たまたま「タブレットPCを使っているから使える」ということなのかは今後の確認事項です。

② セキュリティ

つい先日、Zoomでもセキュリティの脆弱性を指摘されましたが、ビジネスで活用しようとするとどうしてもセキュリティの問題は避けて通れません。
オープン型のワークショップであればあまり問題になりませんが、例えば、企業内の組織変革ワークショップをやる、というようなケースで使ってよいレベルのものかどうかは分かっておりません。この辺りは、しばらくは、「それぞれの責任の範囲内で」使っていくのだろうなーと思います。
とすると、我々のようなサービス提供者がお客様に提供してよいかどうかも判断が分かれるところでしょう。

③ 通信量やシステム安定性

Zoomの良いところは、データ通信が軽いことが大きいと言われています。Google Hangoutに比べると1/10とも聞いたことがあります。ではRemoではどうか、というのが気になるところです。また、Zoomも新型コロナウイルスの関係で一気にサーバ負荷がかかり安定しなくなったといううわさも聞きました。(体感したことはありませんが)
パッと使ってみた印象は良いので、今後(ビジネスモデルを間違えなければ)拡大していくだろうと思いますが、ユーザが増えた時にどうなるか、も気になるところです。

6. 最後に

以上、Remoを触ってみた感想を書いてみましたが、面白いツールであることには間違いないので、もう少し触ってみようかと思います。

また、ワークショップもバンバンやりたいと思っていますので、ご興味があればご連絡ください。
※もしかすると、Web会議飲み会を大人数で実施する場合にも機能しそうな感じがします。

オンラインでのマーケティング研修

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