人事総務部門 統括マネージャー 佐藤大介様

株式会社テレコムスクエア様(以下、テレコムスクエア)は、海外出張者、訪日旅行者などにWiFi・携帯電話レンタルサービスを行っています。

テレコムスクエア様では、会議の生産性向上のためシナプスの「ファシリテーション研修」を開催しました。

今回、研修企画および受講生としても参加した、人事総務部門 統括マネージャーの佐藤大介様に「ファシリテーション研修の実施背景」や「ファシリテーション研修後の社員会議運営変化」などについて伺いました。


会議の生産性向上で組織の意思決定力を上げたい


業界の競争環境が激化し「トランスフォーメーション」が必要

インタビュアー) まず、テレコムスクエア様について簡単に教えてください。

佐藤) テレコムスクエアは創業25年のオーナー企業です。「国を超えて移動する人々に対する通信サービス」、具体的には、携帯電話やWiFiルーターのレンタルサービスを行っています。

テレコムスクエアは、国際通信端末レンタル事業者としては、老舗ですが、国内携帯キャリアの海外ローミングサービス充実化やリセールを行う競合が増えてきました。そのため競争環境が厳しくなり、元々の「空港で簡単に受け取れる」といった強みだけでは優位を保つのが難しくなってきました。「トランスフォーメーションが必要な時期」だと考えています。

インタビュアー) 佐藤様の役割についても教えてください。

佐藤) 人事戦略部門の統括をしています。役員直下のポジションで、大きくは「人事制度、社内イベントなどの企画立案」「チームワークの浸透、組織文化変革などの組織開発」、そして「経営会議の事務局」の3つを担当しています。特に最後の2つが今回のファシリテーション研修との関連が大きいですね。

会議生産性向上で組織の意思決定のスピード・クオリティを上げたい

インタビュアー) 今回、なぜ「ファシリテーション研修」開催を検討されたのでしょうか。背景や事前のたファシリテーションや会議に対する組織課題などがあれば教えてください。


佐藤) テレコムスクエアは。現在トランスフォーメーションの時期。つまり、既存の枠組での延長線上だけでビジネスを考えていてはダメです。

「会議の生産性向上」はトランスフォーメーションの重要な要素です。変革の意思決定・実行が決まるのは、やはり会議の場です。そのため、会議の意思決定のスピード、意思決定のクオリティ、そして会議での決定事項を素早く実行するために納得感を高めていかなければならない。

グローバルで戦えるホワイトカラー生産性が必須


佐藤) まずは、会議生産性に着目し「ファシリテーション研修」を開催しましたが、大きな視点では「ホワイトカラーの生産性向上」です。「日本企業は先進7カ国の最下位でアメリカの生産性の60パーセント」と言われています。テレコムスクエアは、国内だけでなく、海外事業者とも競争しなければなりません。グローバルで戦える水準のホワイトカラー生産性が必須だと考えています。

佐藤) あとは、「会議で決めること」「会議で合意形成をする力が弱い」。これはオーナー企業で、「最終的に決めるのはオーナー」という意識が社員にあるのも一因です。主体的に「自分で決める」「組織の合意をとっていく」という能力、そして意識が弱いと思います。


ファシリテーション研修で学んだのは会議事前準備の重要性


ファシリテーションには、アジェンダ・議論のシミュレーションなど事前準備が重要

インタビュアー) ファシリテーション研修を受講して印象に残ったことがあれば教えてください。

佐藤) 私が感じたのは「ファシリテーターは会議前のシミュレーションが命」だということ。

これまでファシリテーターは、正直会議前のシミュレーションをほとんどしていなかった。とにかく、会議前にアジェンダを書き会議進行をシミュレーションする。シミュレーションが外れたら、次回の会議でまた改善すればよいんです。

ファシリテータがアジェンダ作成で議論の論点を事前確認するようになった


佐藤) 他のメンバーも「会議の事前準備が重要」ということが、印象に残ったようです。

例えば、定例会議では、複数の人間が議題を申請します。これまでのファシリテーターの作るアジェンダは、申請された議題を単にまとめるだけでした。それが、わざわざ事前に申請者に「議論の論点」を確認してアジェンダを作るようになりました。

インタビュアー) それは、すばらしいですね。つまり、今までのアジェンダは、「○○案件について」といった項目だけだったものが、論点を設定し会議で「何を」「どういう順番で」「どういう時間割」で決めるか。ということが明確になったわけですね。

論点が明確だと、会議中の進行がスムーズになるのはもちろんですが、会議後に、「何が決まって、何か決まっていないか」「次にやるべきこと」がよりわかりやすくなった、のではないでしょうか。

佐藤) そうですね。会議後の決定事項の実行にもよい影響を与えています。

ただ、アジェンダでの会議前の論点設定などは向上しましたが、会議中のファシリテーターの議論のさばき方自体は、まだまだですね。ここは、やはり実践して慣れていくしかないと思います。


会議メカニズムが体系的に腹落ち。ファシリテーターの意識向上


会議の全体像、会議のメカニズム、体系的ファシリテーションスキルが腹落ちした


インタビュアー) 他に印象に残ったことはありますでしょうか。


会議の全体像

佐藤) 会議の全体像、会議のメカニズム、体系的ファシリテーションスキルが、各メンバーの中にしっかり腹落ちしたのがよかったと思います。ファシリテーション研修を受講した各メンバーから、「会議をよくしたい」「ぜひこれを実現したい」という意欲を強く感じます。

現在、ファシリテーション研修実施して約2ヶ月です。正直明日にも忘れてしまうような研修が多いなか、シナプスさんの研修は、血が通っている感じです。研修効果が長く続いていますね。すぐ忘れない。

ファシリテーションロールプレイ演習は真剣味が違った

インタビュアー) シナプスのファシリテーション研修の特徴の一つに「参加者の状況設定を綿密に設計したロールプレイを使ったファシリテーション演習」があります。ファシリテーションロールプレイ演習の印象はいかがでしたか。

佐藤) 会議ファシリテーションというのは、やはり「知識だけ身につけてもしょうがない」ということがあります。その点、ロールプレイ演習では本番さながらの状況で、ファシリテーションに対する真剣味が違ってきますよね。各受講生は、「自分のファシリテーションレベル感がどの程度か」「ファシリテーションの課題点」が強く印象に残ったと思います。

シナプスの研修は、安定感があり、研修効果が長かった

シナプスの研修は研修プログラムが磨き抜かれて安定感があった

インタビュアー) シナプスに対してどのような印象を持ちましたか。


佐藤) まずファシリテーション研修を実施いただいた家弓講師は、研修の進め方のスピード、構成、演習のはさみ方、すべてが絶妙でしたね。ファシリテーターとしてのスキルも高く、参加者とのコミュニケーションも、うまくかみ合っていた。

次に、シナプスさんの研修開催は初めてでしたが、研修は正直研修会社によって当たり外れもあり、「やってみたいとわからない」と思っています。

今回のファシリテーション研修は、ファシリテーションのエッセンスが凝縮されており、網羅性があり、期待以上でした。「相当当たった」という感じですね。打率10割で、1打席目がホームランだった(笑)

また、シナプスさんの研修は安定感を感じますね。研修プログラムが磨き抜かれている、考えられている。私は、研修に問題を感じたら率直に「わかりづらかった」など研修会社にいうのですが、シナプスさんの研修では、そんな不安もなかったです。

研修効果が長く会議運営のPDCAサイクルが回っている

インタビュアー) ファシリテーション研修に参加した受講生の感想などあれば教えてください。


左から、佐藤様、担当コンサルタント海老原

佐藤) シナプスさんの研修は、研修効果が長く続いていますね。

ファシリテーション研修中に、「ファシリテーションフィードバックシート」を使いました。このファシリテーションフィードバックシートを使って、実際の会議後に振り返りをしています。

会議の生産性向上は、今のテレコムスクエアにとって重要な課題です。ここに妥協が入ってはいけない。


佐藤) そのため、ファシリテーション研修の毎回の演習後につかった、「ファシリテーションチェックシート」活用しています。今日の会議ファシリテーションの反省・振り返りをして、また改善するという会議運営のPDCAサイクルを回しています。

インタビュアー) それは、すばらしい取り組みですね。研修を提供した私たちとしても、研修後もここまで活用いただいているのはとてもうれしいです。




テレコムスクエア様で開催した企業研修プログラム


「ファシリテーション研修」は、無駄のない効率的会議運営のファシリテーションスキルを学ぶ企業研修です。明日から使えるファシリテーションテクニックをロールプレイで学習します。

研修プログラムの詳細は『「ファシリテーション研修」-すぐ使えるファシリテーターのコツ』をご覧ください。


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