シナプス海老原です。

「あなたはPDCAサイクルを回せていますか?」「プロジェクトレベルでもPDCAサイクルを回すことはできますか?」「普通のPDCAと高速PDCAの違いがわかりますか?」

PDCAサイクルをしっかり回せるかどうかは、プロジェクト成否に直結します。また、特に不確実なカオスプロジェクトでは、いわゆる「高速PDCA」を回すスキルも必要となります。PDCAサイクルのコツを掴み、経験を積めばどんなカオスプロジェクトでもPDCAサイクルを回し成果を出すことは可能です。

私は10年以上「新規事業立ち上げ期」や「社内初プロジェクト」など、不確実なカオスプロジェクトマネジャーばかりしてきました。カオスプロジェクトでは、事前予測が難しく、プロジェクト完了時期が2,3倍に大きくぶれたり、プロジェクトが完了せずに終わることも、しばしばです。数々のカオスプロジェクトを、ほとんどぶれなく完了させてきたPDCAサイクル8つのコツ(PDCAサイクル3つのコツ+高速PDCA5つのコツ)を解説します。

1.PDCAサイクルとは

1-1.PDCAサイクルとは


PDCAサイクル(PDCA cycle、plan-do-check-act cycle)は、事業活動における生産管理や品質管理などで、Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)の 4 段階を繰り返すことによって、業務を継続的に改善する手法です。
※Wikipediaより
  1. Plan(計画):従来の実績や将来の予測などをもとにして業務計画を作成する。
  2. Do(実行):計画に沿って業務を行う。
  3. Check(評価):業務の実施が計画に沿っているかどうかを評価する。
  4. Act(改善):実施が計画に沿っていない部分を調べて改善をする。

1-2.なぜプロジェクトマネジメントにPDCAサイクルが必要か

なぜプロジェクトマネジメントにおいて「PDCAサイクル」が必要なのでしょう。どんなに労力をかけても、事前に完璧なプロジェクトプランを作ることは不可能です。そのため「仮説でプランを立て、実行しながら改善する」というPDCAサイクルが、特に不確実なプロジェクトでのプロジェクトマネジメントの基本です。

2.PDCAサイクル3つのコツ

2-1.PDCAサイクルのコツ ①目的・目標は明確に

PDCAサイクルを回すことの必要性は知られていますが、実際のプロジェクトで、PDCAサイクルが効果的に使われ、継続的に改善しているプロジェクトは少ないものです。

PDCAサイクルの成果がでない原因はなんでしょうか。最大の要因は「PDCAサイクルの目的・目標が明確でないこと」でしょう。

あなたは、何のためにPDCAサイクルを回すのでしょうか?PDCAサイクルの基本は「改善」です。しかし、例えば、「業務の改善」のような曖昧な目的・目標を置くと、プロジェクトメンバーの意思統一ができません。「業務Aの時間当たり処理速度を上げる」「製品Bの納期を3ヶ月から2ヶ月に短縮する」といった、具体的かつ数字で図れる目標をプロジェクトのPDCA目標として設定するとよいでしょう。

2-1-1.生産管理・品質管理では、PDCAサイクルの目的・目標が明確

PDCAの定義でみたように、PDCAサイクルは元々は生産管理や品質管理の業務改善手法です。生産管理や品質管理では、目的・目標が明確な場合が多いでしょう。例えば、「不良品率を5%下げる」「作業時間を10%短縮する」などです。PDCAサイクルの目的・目標と業務改善の結果が数字で見えるので改善効果も明確です。

2-1-2.ホワイトカラー業務のPDCAサイクルは、目的・目標が曖昧になりやすい

あるプロジェクトにおいて、「PDCAサイクルで何を改善するか」「目的」は常に明確でしょうか?「メールの返信スピード?」「資料の品質?」「営業のやり方?」。特にホワイトカラー業務では、生産管理と違い、改善の大方針レベルでも、たくさんの方針が考えられます。

目的・目標が明確に定められていないと、そもそもPDCAサイクルで業務改善することはできません。しかし、特に、ホワイトカラー業務については、目的・目標が不明確なまま、PDCAサイクルに失敗することは多いのです。

2-2. PDCAサイクルのコツ ②実行計画と進捗は月、週、日単位でチェック

プロジェクトの規模にもよりますが、戦術・実行レベルの行動プラン、スケジュールは、「日単位でプロジェクト状況をチェックしてPDCAサイクルを回す」のが基本です。

例えば、遅れているタスクがあれば、リカバリできる単純な遅れか。構造的な要因で、解決策を打つ必要があるかを、すぐに判断します。

大きなプロジェクトになると、日単位の遅れの積み重ねで、最終的に2倍、3倍の遅れになることも、ザラです。

2-3. PDCAサイクルのコツ ③プロジェクトスケジュールには2割のバッファ


プロジェクトプランを作るとき「プロジェクト全体スケジュールで、2割のバッファを残す」のが、PDCAサイクルのコツです。

プロジェクトが進むと予想外の状況が必ず起きます。バッファ期間がゼロのプランでプロジェクトを設計すると、そもそもPDCAサイクルでトライ・アンド・エラーをする余裕がありません。

予想外のことが発生する前提でPDCAサイクルを回せる余地を残しておくのです。※そして、必ず「予想外」のことは起こります。

3.カオスプロジェクト必要な高速PDCAサイクルとは

3-1.カオスプロジェクトでは、高速PDCAサイクルを回す

不確実性の高いプロジェクトでは、事前に緻密なプランを立てる意味があまりありません。時には緻密なプランが逆に仇となります。プロジェクトは「ざっくり戦略プランを作って高速PDCAサイクルを回す」しかありません。

3-2.「PDCAサイクル」と「高速PDCAサイクル」の最大の違いは目的

「高速PDCAサイクルを回すコツ」を考える前に、そもそも「PDCAサイクル」と「高速PDCAサイクル」の違いを確認しておきましょう。

「『普通の速さか高速かの違い』に決まっているだろう。」と思うかもしれません。

しかし、もっと大きな違いは、「普通のPDCAサイクルでよいプロジェクト」と「高速PDCAサイクルが必要なプロジェクト」の2つは、「PDCAサイクルを回す目的が異なる」ことが多いです。

  • 普通のPDCAサイクル:いわゆる業務改善に使う。図れる。定型業務の効率化、品質向上
  • 高速PDCAサイクル:新規事業・ベンチャー事業推進の文脈で使われる。この文脈では、目的・目標は「効率化」や「品質向上」ではなく、「戦略の方向性の特定」「勝てる戦術特定」など

4.カオスプロジェクトで鍛えた高速PDCAサイクル5つのコツ

私が新規事業のプロジェクトマネジャー現場で磨いた、「カオスプロジェクトで高速PDCAサイクルを回す5つのコツ」について解説します。

4-1.高速PDCAサイクルのコツ ①戦略基本方針と戦術レベルのプランは区別


プロジェクトプランを立て、いざプロジェクトがはじまると、「すべての階層のプランを、同じスピード感で高速PDCAサイクルを回してしまう間違い」をよく見かけます。

「上位レベルの戦略基本方針のPDCA」と「日々の行動の戦術レベルのPDCA」は、PDCAサイクルのスピード感覚が異なります。

高速PDCAサイクルを回すといっても、上位方針は短期間に何度も変えてはいけません。一方、日々の戦術レベルの行動は、行動結果を反映し、PDCAサイクルでどんどん改善します。

「高速PDCAサイクル」といっても「スピードの感覚はプランの階層によって異なる」のです。

プランのレベル PDCAサイクルの回し方(スピード)
戦略の基本方針
  • 【PDCAサイクル】半年から1年単位
  • ターゲット方針、発揮する強みなど戦略の基本部分
    PDCAサイクルで変更されることもあるが「より戦略の精度が上がる」のが目指す姿
個別戦略レベル
  • 【PDCAサイクル】1ヶ月(月単位)
  • 基本方針を実現するための方策(今月は、このリストを集中的に攻略というレベル)
戦術・アクションレベル
  • 【PDCAサイクル】1日から1週間単位
  • 営業活動でどこを回るか、資料の改善など、日々の具体的行動

4-2.高速PDCAサイクルのコツ ②最初は上位の戦略基本方針だけプランニング


高速PDCAサイクルで最初に立てるプランは、上位の「戦略基本針しか立てない」ようにしましょう。

不確実性の高いプロジェクトで、細かい実行計画を立てるのはナンセンスです。まず動いてみてみて、何度か高速PDCAサイクルを回し、読みの精度が上がってきてから、PDCAサイクルを回すプランの範囲を徐々に下位のプランに広げていきます。

4-3. 高速PDCAサイクルのコツ ③上位の戦略基本方針は頻繁に変えない

高速PDCAのよくある間違いに、「とにかくやってみることだ。高速PDCAサイクルを回して、どんどん変えていけばいいんだ。」とプランの全レベルを頻繁に変えてしまう人がいます。

日々の戦術レベルは、毎日変えていってもかまいません。しかし、上位の戦略基本方針レベルを頻繁に変更することは、高速PDCAサイクルの回し方としてNGです。

「戦略基本方針が変わる」と、その下位の個別戦略レベル、戦術レベルでやるべきことがすべて変わります。「高速PDCAサイクルだ」といって、戦略の上位方針まで短い期間でコロコロ変えるプロジェクトマネジャーも多いです。

しかし、あまりに短期で上位基本方針が変わるため、今までのPDCAサイクルで積み上げた改善成果がゼロリセットになり、改善が進まないプロジェクトは多いです。このようなプロジェクトのメンバーは、「PDCAをやっても無駄」という意識が芽生え、PDCAサイクルを回さなくなります。

4-4. 高速PDCAサイクルのコツ ④プロジェクトスタート前からPDCAを始める


高速PDCAサイクルを回す場合、事業計画やプロジェクトがスタートする日には、すでに「PDCAサイクルが何周かしている」のが理想です。

例えば、「4月からの事業計画では、4月までにプランを作って、そこからPDCAサイクルを回しましょう。」と考えるのが普通のプロジェクトマネジャーでしょう。

しかし、不確実性の高い事業のプロジェクトは、プランがスタートしてから、PDCAを回したらプランのブレが大きいのは当然です。

例えば、私がプロジェクトマネジャーをするときは、「これは、プロジェクトのキーだ。大きなボトルネックとなり得る」、と思う戦略仮説・活動手法・実行ツールなどは、プロジェクトスタート時点で、すでにヒアリングや自分で実行して、小さなPDCAサイクルを回し「これはいける」と有効性を判断し終えています。キー事項の仮説検証が終わり、PDCAサイクルの2周目に入っているわけです。よって、プロジェクトの成果がでる確率やプロジェクト期間の予想精度もあまりブレません。

4-5. 高速PDCAサイクルのコツ ⑤目的は選択肢をつぶして基本方針を見つける


カオスプロジェクトでの高速PDCAサイクルでは、何を目的としてPDCAサイクルを回すべきでしょうか。

「普通のPDCAサイクルの目的」は、「ある決まった業務数値の改善」です。しかし、「カオスプロジェクトでの高速PDCAサイクルの目的」は、たくさんのオプションを試して「いける/いけない」を切り分けることでしょう。「改善」ではなく、「適切な基本方針を見つけること」が目的です。

とりあえず手探りで歩いてみる。失敗も当然ありますが、カオスプロジェクトでは、「このオプション・このやり方は、失敗するとわかること」自体が重要です。複数の戦略オプション、戦術オプションを試し、少しずつノウハウをためていきます。

参考情報

1.海老原一司のシナプスビジネスナレッジコラム

1974年生まれ。早稲田大学理工学部修士課程をへて1999年日本テレコム株式会社入社。IT業界を中心に大企業・ベンチャーなどの事業会社で クラウドサービスなどの10年間以上のプロダクトマネジャー経験を持つ、BtoB事業の新規事業立ち上げ、事業成長のスペシャリスト。プロマネとして新サービスを3年で100倍の売上にした経験を持つ。

2014年シナプス入社。BtoBマーケティングプログラム責任者。

新規事業プロジェクトマネジャー実践ノウハウシリーズ


顧客の声を聴いて仮説検証のPDCAサイクルを回す企業研修

「顧客ニーズヒアリング研修」は、提案型営業のキモ、顧客ニーズヒアリング力を高める企業研修です。顧客ニーズヒアリングの論理的仮説検証プロセスを身につけます。実在の顧客のニーズ仮説を立てコンサルタントの仮説検証ノウハウを伝授します。

研修プログラムの詳細は『 「顧客ニーズヒアリング研修」仮説検証で潜在ニーズを掴むコツ』をご覧ください。

「ハンズオンコンサルティング」高速PDCAを極めたプロジェクトマネジメント力売ります

私が、ハンズオンコンサルティングを始めた理由は、『戦略的プロジェクトを実務で実行できる人間が圧倒的に不足している。需要に対して供給が全く追いついていない』ことに確信を持ったからです。

これまで、事業会社での多くのプロジェクトを回してきました。一方、部門長が「このプロジェクトを実行したい」と思いながら、途中で頓挫するプロジェクトをたくさん見てきました。

プロジェクトが頓挫する一番の原因は、結局「不確実なプロジェクトを実業務において確実に推進・実行できる人材がいないこと」につきます。

そんな、事業部長、マーケティング部長、プロジェクト推進者の右腕として、これまで「不確実なプロジェクトしか経験したことがない」海老原が、単に戦略の絵を描くのではなく、ハンズオンコンサルティングで戦略実務を実行・サポートします。

詳細は、「ハンズオンコンサルティング」を参照ください。


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