シナプス海老原です。

コラム『会議ファシリテーターのコツ-ホワイトボードの使い方の基本』が好評でしたので、今回は会議ファシリテーターのホワイトボードの使い方上級編にチャレンジします。

ホワイトボードの使い方を極めたファシリテーターを目指しましょう。


2.会議ファシリテーターホワイトボードの使い方上級編


2-1.意見だしではホワイトボードを同時に複数人で書く


ホワイトボードへの記述は、ファシリテーターが書くのが基本です。

しかし、ホワイトボードには会議参加者全員が次々書き足していくこともできます。特に意見をたくさん出す会議、意見を発散させる会議は複数名でホワイトボードの前に立って書くというのは有効なテクニックです。


複数人でホワイトボードを使うときのファシリテーターのポイント


ここで、「ホワイトボードに書く人」と「ファシリテータ」は明確に区別してください。

いつの間にか「ファシリテータが複数名になってしまう。」「議論を収束させる場面でも、別々の議論をしていまう。」という状態が起きやすいです。何人書く人がいても、あくまでファシリテーターは、自分の権限を発揮し会議の場をきちんとコントロールしましょう。

2-2.会議議事録はホワイトボード写真で代用


会議の議論の過程と結論をしっかりホワイトボードに残しておけば、議事録もホワイトボードをスマートフォンで撮影して、共有すれば議事録完成です。

なお、会議の最後にホワイトボードに、「会議決定事項」「今後のタスク」などを、全員で再確認して目印をつけるとよいでしょう。


2-3.ホワイトボードマーカーの色の使い分け


シナプス後藤のホワイトボード術

上級編として、「会議進行にあわせ、ホワイトボードマーカーの色を使い分ける」というテクニックがあります。

例えば、「施策のオプションをまず5つ洗い出す。」「その中から1つのオプションを決める」というステップで会議が進むとしましょう。オプションを決めのステップでは、異なる色を使うと見やすいでしょう。「黒のホワイトボードマーカーで書かれたオプション一覧に、赤で○×をつける」といった使い方です。

また、いくつもの論点を議論していると、「ホワイトボードの同じ図を使いながら、複数の論点を議論する」ということもあるでしょう。その場合は、論点ごとに色分けしましょう。

論点1は黒、論点2は赤、というように、ホワイトボードマーカーの色分けで、異なる議論であることが参加者全員に、パッとわかるようにすると、会議進行がスムーズに進みます。


※写真は、かなり上級者向け。研修講師は、瞬時に色分けできるように、同時に3本のホワイトボードマーカーをもったりします。


2.4 後で議論したい意見はホワイトボードの「パーキングエリア」へ


ファシリテーション中、会議参加者の発言で、「議論の論点が会議主旨とズレている。」「いい意見だが、今の論点がまとってから、次の論点として話したい。」といったことはありませんか?

別論点出たときのホワイトボードの使い方が「パーキングエリア」です。ファシリテーターが「発言を切る」という選択肢もありますが、それでは会議参加者のモチベーションが下がってしまいます。また、「発言者が上位者なので、意見を無視して会議進行を進めるのが難しい」ということもあります。

上手な会議ファシリテーターは、ホワイトボードに「パーキングエリア」を作ります。つまり、今議論しているホワイトボード箇所とは別の箇所、例えば、右端に意見・論点を書いておきます。まずは、ファシリテーターは、意見を受け止める。そして「いい意見ですね。ここは、まず、●●について議論が終わってから、あとで議論しましょう。」といいます。



参考情報


1.海老原一司のシナプスビジネスナレッジコラム

1974年生まれ。早稲田大学理工学部修士課程をへて1999年日本テレコム株式会社入社。IT業界を中心に大企業・ベンチャーなどの事業会社で クラウドサービスなどの10年間以上のプロダクトマネージャ経験を持つ、BtoB事業の新規事業立ち上げ、事業成長のスペシャリスト。プロマネとして新サービスを3年で100倍の売上にした経験を持つ。

2014年シナプス入社。BtoBマーケティングプログラム責任者。
『立教大学経営学部講師』(2015年~現在)
『グロービス経営大学院(MBA)』(2010年卒)

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